Wat is een werkbon applicatie of digitale werkbon? | PCA

Wat is een digitale werkbon applicatie of een digitale werkbon ?

Wat is een digitale werkbon applicatie of een digitale werkbon ?

Een werkbonnen app is een mobiele applicatie, speciaal ontwikkeld voor bedrijven met een buitendienst. Deze helpt je bedrijfsprocessen te digitaliseren en zo te verbeteren. Het zal je processen efficiënter laten verlopen. Omdat door gebruik van een mobiele applicatie met een online en-of offline interface, je processen goed op elkaar zullen aansluiten. Ook zullen onder andere je werkbonnen, offertes en facturen digitaal zijn. Zo hoef je dus niet meer met papier te werken. Hierdoor zullen belangrijke documenten niet meer zoekraken. 

De buitendienst medewerker vult de digitale werkbon in op locatie. Vervolgens kunnen de planners de digitale werkbon op kantoor bekijken. Waarna zij real-time op de hoogte blijven van de status van de werkzaamheden m.b.v. het (digitale) planbord. Ook kan de planner alle statuswijzigingen volgen in de tijdlijn en onvoltooide werkbonnen opnieuw inplannen. Deze opnieuw ingeplande werkbonnen verschijnen dan voor de buitendienstmedewerker weer in zijn planning in de mobiele app. Tot slot controleer, verwerk en factureer je meteen de uitgevoerde werkbonnen. 

Kortom het hele proces van aanmaken van werkbonnen, klantenbeheer, voorraadbeheer, plannen van de werkzaamheden, urenregistratie en versturen van de factuur gebeurt allemaal binnen de software van PCA. Zo bespaar jij ontzettend veel tijd en voorkom je een hoop frustraties. Wanneer bijvoorbeeld een werkbon kwijt is of je in de late uurtjes nog de administratie aan het bijwerken bent.

Gemakkelijk met de start- en stop knoppen

Registreer je tijden met de handige start- en stop knoppen. Dit is makkelijk en tijdbesparend. Daarna kun je de uren natuurlijk registreren op de werkbonnen. Ook kan dit op je urenstaat voor de urenregistratie t.b.v. verloning.

Weet altijd waar de volgende klus is

Nadat de planner de opdrachten heeft ingepland weet de buitendienstmedewerker direct waar hij moet zijn. Doordat dit meteen wordt bijgewerkt op de mobiele applicatie.

Handmatig opschrijven is verleden tijd 

Registreer gebruikte materialen, uren, uitgevoerde taken en vul checklists in. Tevens kun je documenten en foto’s toevoegen. Je hoeft het nooit meer handmatig op te schrijven. Hierdoor bespaar je veel tijd.

Laat de klant digitaal tekenen

Rond de werkbon af. Laat deze door de klant ondertekenen, met een digitale handtekening. Ook kun je de klant na afronden een kopie van de werkbon sturen per e-mail.

Nooit meer onleesbare werkbonnen met de digitale werkbon

Een digitale werkbon is precies wat het lijkt binnen de werkbon applicatie van PCA. Namelijk de werkbon die je gewend bent maar dan digitaal. Binnen onze software ziet de werkbon er net zo uit zoals je hem nu al kent. Omdat wij gebruiksvriendelijkheid erg belangrijk vinden en geen verwarring willen creëren. 

De werkbonnen zijn altijd leesbaar

Doordat deze digitaal zijn wordt er niet meer met de hand geschreven. Hierdoor zijn onleesbare werkbonnen verleden tijd!

De werkbon raakt niet meer kwijt

Meteen na voltooien is de werkbon binnen op kantoor. Dit komt omdat de werkbon applicatie live in contact staat met de software op kantoor. Zo voorkom je het niet kunnen factureren doordat er een werkbon kwijt is.

Urenregistratie via de werkbonnen app

De vakmannen registreren de uren met de handige start en stop knoppen tijdens hun werkzaamheden via de werkbon applicatie. Vervolgens worden deze zowel op de werkbon als op de dagstaat voor de persoonlijke urenregistratie geregistreerd. Deze kun je daarna bekijken en goedkeuren via het online dashboard. Zelfs overwerkuren worden automatisch berekend op de manier die jij wilt!

In één overzicht alle geregistreerde uren van je medewerkers

Zoals we al zeiden kun je deze uren makkelijk via het online dashboard inzien.

Houd grip op opgenomen vrije dagen of ziekte uren 

Je kunt via het dashboard ook zien wanneer iemand een vrije dag heeft ingepland en hoeveel ziekte uren de persoon gehad heeft.

Gemakkelijk inzicht in al je klanten

Houd overzicht op al je relaties en (werk) adressen. Koppel al je documenten zoals de werkbonnen, foto’s, offertes, facturen en meer!

Maak acties voor nog uit te voeren taken

Maak eenvoudig acties aan bij je klanten, voor nog uit te voeren taken. Op deze manier vergeet je nooit meer een taak uit te voeren. Dit wordt dan een vervolgtaak.

Heb altijd inzicht in je objecten

Bekijk eenvoudig en snel de geschiedenis van een object. Deze is namelijk in te zien vanuit de applicatie van de buitendienstmedewerker maar ook de online interface die bijvoorbeeld de planner gebruikt. Hierin verzamel je technische gegevens, foto’s, documenten en koppel onderhoudscontracten. Zo heb je altijd inzicht.

Maak zelf checklists aan of andere formulieren

Wil je bepaalde informatie opvragen bij klanten of een buitendienstmedewerker zaken laten controleren en noteren? Dan stel je binnen de applicatie van PCA eenvoudig eigen formulieren (zoals checklists of keuringsrapporten) in en koppel je deze aan de werkbon. Hierin vul je per vraag de gewenste antwoordmogelijkheid in. Vervolgens kun je jouw eigen PDF layout instellen en koppelen aan het formulier.

Je eigen formulieren

Maak gemakkelijk formulieren met vragen en gegevens die jij nodig hebt. 

Via de mobiele app in te vullen

Laat de buitendienstmedewerker de formulieren, zoals vragenlijsten of keuringsrapporten, op locatie invullen. 

Volledig naar smaak in te richten

Je kunt de formulieren met open vragen, dropdown of vinkjes invullen. Ook kun je bepaalde velden verplicht laten zijn. Tot slot kan je een eigen layout toevoegen aan het formulier om het er professioneel uit te laten zien!

Meer weten? Neem gerust contact met ons op!

Ga terug naar het nieuws overzicht

WEBINAR

klaar voor de gasketelwet?

Per 1-1-2023 is de CO-certificering verplicht. Wij helpen je met het organiseren van alle rapporten, formulieren, checklists, foto’s en data van je buitendienst met onze slimme app

Meld je aan voor onze webinar op donderdag 13 oktober van 11.00 tot 12.00 uur. Wij leggen je uit hoe simpel de app werkt en wat het jouw bedrijf oplevert. Natuurlijk beantwoorden we ook je vragen meteen.