Software implementeren? Blijf communiceren!

In zes stappen naar een succesvolle implementatie!

Een software implementatie, altijd een uitdaging. Niet alleen in de adoptie van de werkwijzen door collega’s en medewerkers, maar ook zeker in de afspraken met de softwareleveranciers. De honger naar innovatie en verbetering is groot, maar verandering brengt altijd spanningen en uitdagingen met zich mee. Om het proces soepel te laten verlopen heeft PCA een 6 stappenplan voor jou!

Stap 1: Ga voor partnership in een samenwerking, niet voor een traditionele klant-leverancier relatie

Niet vanzelfsprekend: een partnership aangaan met een leverancier. Maar wat houdt het in? Partnership leidt tot meer succes. Het geeft je tijd om te doen waar je goed in bent en écht gebruik te kunnen maken van elkaars expertise én daar focus op te houden. Je maakt heldere afspraken, kent elkaars verwachtingen en weet waar je als partij naar toe wilt, door je visies uit te spreken. Het einddoel? Elkaar verder helpen door de samenwerking. Geven en nemen. Zoek daarom naar een leverancier met de misse om een langdurig partnership aan te gaan.  

Stap 2: Start per direct met communiceren

Software implementaties falen vaak, omdat vaak de plannen achter gesloten deuren worden gemaakt. Dit heeft als gevolg dat er geen draagvlak is binnen de organisatie en de gebruikers bij de start van het project. Als je medewerkers niet betrekt bij dit proces, is de kans groot dat ze het plan niet zullen steunen en/of adopteren. Start dus met communiceren tijdens het maken van de plannen én betrek de mensen. Communiceer over de gemaakte keuzes en manage de verwachtingen die er intern zijn.

In die communicatie is het van belang dat er ruimte is voor het geven van input. Wanneer een verandering als een vaststaand goed wordt gecommuniceerd creëer je geen betrokkenheid. Door intern voortijdig in gesprek te gaan creëer je draagvlak binnen het bedrijf. Het is logisch dat mensen graag mee willen denken en beslissen: het is namelijk hun werkproces waaraan gesleuteld wordt. Door medewerkers mee te nemen in de besluitvorming kun je weerstand voorkomen en dit vergroot de kans op een succesvolle implementatie.

Stap 3: Neem je medewerkers mee in de materie

Mensen houden van nature niet van verandering. Je wilt een situatie creëren waarbij je weerstand tegen de software-implementatie zoveel mogelijk voorkomt. De meeste weerstand haal je al weg op het moment dat je jouw medewerkers niet overrompelt met het nieuws. Dus gaat communiceren, zoals aangegeven in stap 2.

Daarna moet je ze meenemen in de materie. Laat ze wennen aan het idee dat er door deze implementatie zaken gaan veranderen. Geef ze tijd om kennis te maken met de software en met andere collega’s hier over te sparren. Zorg voor een kick-off waarin de nieuwe software gedemonstreerd wordt. En denk na over de vorming van je projectgroep. Welke collega’s kunnen ambassadeur worden? Welke collega’s kunnen op een positieve manier de mensen enthousiasmeren om deze verandering door te gaan? Neem ze mee in de verandering.

Stap 4: Benoem de voordelen

De vraag die iedere collega en/of medewerker beantwoordt wil hebben is: ‘wat betekent dit voor mij en mijn werkzaamheden?’. Zorg dat je vroegtijdig hierop inspeelt en daarbij aangeeft wat de voordelen zijn voor de medewerkers. Wees concreet, geef ze aanwijzingen en voorbeelden.

Daarbij moet er niet gekeken worden naar de beperkingen, maar de keuze voor de lange termijn. Wat levert het uiteindelijk op voor de medewerkers? Soms zijn de aanpassingen in het werkproces van belang bij een nieuwe software implementatie. Dit levert meestal niet direct een voordeel op de korte termijn en brengt soms extra werkzaamheden met zich mee. Neem de medewerker mee in voordelen op lange termijn, de visie van het bedrijf en uiteraard een toelichting op de ‘waarom-vraag’ achter de keuze.

Stap 5: Neem de tijd voor een soepele overgang

Kijk bij een project altijd naar een Agile-werkwijze. Agile zegt het al: lenig, flexibel en soepel. Korte, kleine stappen naar een groter resultaat. Neem de tijd om geleidelijk over te gaan, maak kleine stappen om de verandering niet te groot te maken. Hierin is er ruimte om aanpassingen te kunnen doen gedurende het implementatieproces, om op die manier alle medewerkers te betrekken (zoals van belang, zie stap 2 en 3). Ga met je leverancier in gesprek over hun ervaringen met het aanpakken van een project, laat je adviseren door je ‘partner’ (zie stap 1), of in dit geval de expert.

Zorg ervoor dat de software grondig getest is voor de overgangsperiode, om verrassingen te voorkomen. Doe dit bijvoorbeeld door de inzet van een uitgebreide testomgeving. Niet alleen om de gebruikers te laten wennen, maar zeker om eventuele verassingen te voorkomen en de verwachtingen goed te kunnen managen.

Zodra het tijd is voor de livegang van de nieuwe software is het van belang dat tijdens deze overgangsperiode experts (intern of extern) rondlopen die vragen kunnen beantwoorden. Wellicht je eigen ambassadeurs uit de projectgroep. Zo kan je direct ondersteuning bieden en de servicedesk ontlasten.

Stap 6: Nazorg en periodieke ondersteuning, dat is van belang

Zorg ervoor dat uw leverancier de servicedesk goed informeert. Geef ze handleidingen, instructies en beantwoord samen de FAQ’s. Leg werkprocessen en werkafspraken vast, zodat er geen interne discussies komen na livegang.

Neem daarnaast in een projectplan met je softwarepartner altijd een aantal dagen op voor nazorg na livegang. Op deze manier is er altijd een expert aanwezig om veelgestelde vragen te beantwoorden en eventuele puntjes op de spreekwoordelijke ‘i’ te zetten. In de praktijk zijn er altijd zaken waar gebruikers tegenaan lopen óf momenten dat er kennisgebrek ontstaat. Door directe nazorg na oplevering te bieden creëer je rust bij je servicedesk en kun je eventuele issues direct tackelen.

Daarnaast is het belangrijk om met je softwarepartner een periodiek ondersteuningsplan aan te gaan. Op deze momenten kun je nieuwe medewerkers trainen, vragen beantwoorden, processen verder optimaliseren en gezamenlijk wensen uitdenken. Zo blijf je samen slimmer-beter-sneller opereren.   

Dit zijn de 6 stappen om bij stil te staan bij een software-implementatie. Het zijn stappen die simpel en aannemelijk klinken, maar vaak moeilijker zijn in de praktische uitvoering. Zorg dus dat je vanaf het begin dit stappenplan in je achterhoofd houdt. Zorg dat je hierin gesteund wordt door de gehele organisatie. Een goede voorbereiding is het halve werk!