Schrijf je in, dan mailen wij je een paar keer per jaar over niet-te-missen-innovaties.
Waarom eenduidige informatie-uitwisseling het verschil maakt in onderhoud en beheer
In gesprek met Rien Wabeke algemeen directeur Ketenstandaard Bouw en Techniek
Slimmer samenwerken begint met dezelfde taal
In de bouw- en technieksector werken veel partijen met elkaar samen binnen dezelfde keten. Denk aan woningcorporaties, onderhoudsbedrijven, installateurs, leveranciers en softwareleveranciers. Maar de manier waarop informatie wordt vastgelegd en gedeeld, verschilt nog vaak per organisatie. Dat zorgt voor extra handelingen, misverstanden en fouten die pas later in het proces zichtbaar worden.
Volgens Rien Wabeke, algemeen directeur van Ketenstandaard Bouw en Techniek, zit daar precies de kern van het probleem. “Uiteindelijk gaat het erom dat partijen elkaar beter begrijpen. Zoals in iedere vorm van communicatie.” Niet door meer systemen toe te voegen, maar door samen afspraken te maken over hoe informatie wordt uitgewisseld.
Van papier naar digitale afspraken
Rien werkt al ruim 35 jaar in de bouw en zag de sector stap voor stap veranderen. Van papieren bestellingen en faxen naar digitale processen en realtime data. Toch bleef één probleem steeds terugkomen: iedereen bleef zijn eigen werkwijze hanteren, ook toen digitalisering zijn intrede deed. Juist daarin spelen softwarepartners zoals PCA een belangrijke rol. Zij vertalen de standaarden van Ketenstandaard naar werkbare toepassingen in de praktijk.
Begin deze eeuw ontstond daarom de DICO-standaard: een gezamenlijke afspraak over hoe partijen informatie met elkaar uitwisselen. Maar ook hoe je dat eenduidig doet en welke procesafspraken daarbij horen. “Destijds zagen we dat er meer mogelijk was met internet, maar niemand zette de eerste stap,” vertelt Rien. “Door partijen samen te brengen, hebben we die beweging op gang gekregen.”
Die samenwerking vormt nog altijd de kern van Ketenstandaard. De organisatie werkt met partijen uit de hele keten, van opdrachtgevers en fabrikanten tot ontwerpers, aannemers en softwareleveranciers. Samen maken zij afspraken die voor iedereen werken. Inmiddels zijn duizenden bedrijven aangesloten en worden de standaarden van Ketenstandaard breed toegepast. Maar de praktijk laat zien dat er nog altijd stappen te zetten zijn.
Rien: “In veel processen zitten verborgen kosten die je pas ziet als het misgaat.”
Wat er misgaat zonder standaard
In veel organisaties is de werkwijze nog grotendeels traditioneel. Een opdracht wordt in een portal gezet, door een onderhoudsbedrijf opgehaald en vervolgens handmatig overgenomen in het eigen systeem. Daarna volgt planning, uitvoering en terugkoppeling, vaak via verschillende kanalen en systemen.
Dat lijkt misschien overzichtelijk, maar zorgt in de praktijk voor veel extra werk en een grotere kans op fouten. “Uiteindelijk wordt het werk wel gedaan,” zegt Rien. “Maar er zitten veel verborgen kosten in, die je vaak pas ziet als het misgaat. Denk aan herstelwerk, misverstanden en dubbel werk.” Die faalkosten zijn niet altijd direct zichtbaar, maar werken door in planning, kwaliteit en kosten.
Daar komt bij dat organisaties vaak afhankelijk zijn van de werkwijze van hun opdrachtgever. Iedere woningcorporatie kan andere eisen stellen aan hoe informatie wordt aangeleverd of teruggekoppeld. Voor onderhoudsbedrijven met meerdere opdrachtgevers betekent dat extra handmatig werk en verschillende systeeminrichtingen. Dat maakt processen complex en lastig schaalbaar.
Efficiënter werken met meer partners
Met ketenstandaarden zoals DICO verandert dat proces fundamenteel. Een woningcorporatie kan een onderhoudsopdracht digitaal aanmaken en rechtstreeks versturen naar een onderhoudsbedrijf. Die opdracht komt automatisch in het systeem terecht, wordt gepland en uitgevoerd, en de terugkoppeling verloopt via dezelfde gestandaardiseerde werkwijze.
Het grote voordeel is dat dit niet beperkt blijft tot één samenwerking. Omdat alle partijen dezelfde standaard gebruiken, kunnen ze op dezelfde manier met meerdere partners werken. “Je hoeft niet voor iedere relatie iets anders in te richten,” legt Rien uit. “Dat maakt het werk een stuk eenvoudiger en efficiënter.”
Voor onderhoudsbedrijven betekent dat minder handmatig werk en minder kans op fouten. Voor woningcorporaties levert het meer inzicht en snellere terugkoppeling op. Dat draagt bij aan betere dienstverlening aan bewoners doordat processen soepeler verlopen.
Grip op onderhoud
Gestandaardiseerde informatie zorgt niet alleen voor minder werk, maar ook voor meer grip op processen. Doordat gegevens eenduidig worden vastgelegd, ontstaat een betrouwbare basis om te analyseren, te volgen en bij te sturen.
Dat maakt het mogelijk om verder te kijken dan alleen de uitvoering van vandaag. “Als je data goed vastlegt, kun je ook gaan voorspellen,” zegt Rien. “Bijvoorbeeld wanneer onderhoud nodig is of wanneer vervangen slimmer is dan repareren.” In plaats van reageren op problemen, kunnen organisaties steeds beter vooruitkijken en gerichter plannen.
Die ontwikkeling wordt versterkt door nieuwe technologieën. Denk aan sensoren die afwijkingen en storingen signaleren en automatisch een melding doorgeven. Ook toepassingen van AI spelen daarin een rol, doordat ze patronen herkennen in onderhoudsdata. Juist in dat soort toepassingen is het belangrijk dat informatie eenduidig en gestructureerd beschikbaar is.
‘Partijen hoeven niet voor iedere relatie iets anders in te richten.’
Werkbare software
Standaarden maken dus veel mogelijk, maar ze werken pas echt als ze ook in de praktijk worden toegepast. Softwareleveranciers spelen daarin een belangrijke rol. Zij zorgen ervoor dat de afspraken die Ketenstandaard samen met de sector maakt, ook daadwerkelijk toegepast kunnen worden in het dagelijks werk.
Partijen zoals PCA bouwen deze standaarden in hun software, zodat onderhoudsbedrijven en woningcorporaties er direct mee kunnen werken. Daarmee vormen ze een belangrijke schakel tussen de gezamenlijke ketenafspraken en de uitvoering in de praktijk.
“Wij maken de afspraken,” zegt Rien. “Maar zij zorgen dat het werkt bij de klant.” Die samenwerking is essentieel om standaarden breed te laten landen in de sector en om organisaties daadwerkelijk te helpen hun processen te verbeteren.
Voorbereid op nieuwe regelgeving
De rol van standaarden wordt de komende jaren alleen maar groter. Diezelfde behoefte aan eenduidige en betrouwbare informatie speelt ook bij nieuwe regelgeving rond materialen en duurzaamheid, bijvoorbeeld bij digitale productpaspoorten. Ook daar speelt data een centrale rol.
Voor Rien is het doel helder. “Standaarden zijn geen doel op zich,” zegt hij. “Ze zijn een middel om beter samen te werken en de sector vooruit te helpen.” En juist daar zit de kracht: minder handmatig werk en minder misverstanden in de dagelijkse praktijk, terwijl de sector werkt aan een toekomst waarin samenwerken vanzelfsprekend is.
‘Standaarden zijn geen doel op zich. Ze zijn een middel om beter samen te werken en de sector vooruit te helpen.’
Bekijk hier ons webinar met de Ketenstandaard
Tijdens het webinar ‘Slim samenwerken in de keten’ zie je hoe organisaties met standaarden zoals DICO en de juiste software hun samenwerking direct efficiënter maken. Mario Renes deelt hier meteen de kracht van de Ketenstandaard.
© Copyright PCA