Schrijf je in, dan mailen wij je een paar keer per jaar over niet-te-missen-innovaties.
Efficiëntie en overzicht voor BAKO dankzij slimme koppeling Handsoft en PCA
“Door digitalisering van werkbonnen besparen we enorm veel tijd”
In de koeltechniek draait alles om precisie en snelheid. Dat weten ze bij BAKO Bedrijfskoeling & Airconditioning B.V. uit Rhoon als geen ander. Het familiebedrijf, onder leiding van Mark de Jong, is gespecialiseerd in airconditioning voor zowel particuliere als zakelijke klanten. Daarnaast heeft BAKO een unieke niche ontwikkeld: het ombouwen van airconditioners naar watergekoelde systemen, ideaal voor appartementen waar buitenunits niet geplaatst mogen worden.
Om de administratie rond werkbonnen efficiënter te maken, koos BAKO jaren geleden voor een koppeling tussen hun facturatiesysteem Handsoft en de planningssoftware van PCA. “Een enorme stap vooruit,” zegt De Jong. “Voorheen werden werkbonnen uitgeprint, ingevuld door de monteurs en handmatig verwerkt. Dat kostte veel tijd en zorgde regelmatig voor misverstanden.”
Tijdrovende papieren rompslomp
BAKO werkt sinds 2007 met Handsoft (van Gilde Software) als CRM- en facturatiesysteem. Toen duidelijk werd hoeveel tijd verloren ging aan het handmatig verwerken van werkbonnen, zocht De Jong naar een efficiëntere oplossing. “Monteurs beschreven onderdelen allemaal net iets anders. Ik moest dan zelf achterhalen wat er bedoeld werd. Met de digitalisering in 2013 via PCA kiezen monteurs nu onderdelen uit een centraal artikelenbestand. Dat voorkomt misverstanden.”
De samenwerking tussen Handsoft en PCA ontstond zo’n zeven jaar geleden en is sindsdien een vast onderdeel van de bedrijfsvoering bij BAKO. “De monteurs openen hun werkbonnen via de mobiele website van PCA. Ze zien hun geplande taken, kunnen werkbonnen direct afronden en ik kan live volgen of een bon geopend, in behandeling of afgerond is.”
“Door de digitalisering kunnen we werkbonnen veel sneller verwerken, zonder dat technische kennis nodig is.”
Kleurcodes
Hoewel BAKO een compact team heeft van zeven medewerkers, levert de koppeling veel voordelen op. “We hebben vooral nieuwbouwprojecten,” legt De Jong uit. “Serviceklusjes plannen we er tussendoor. Dankzij PCA heb ik altijd zicht op de status van de werkbonnen. Via kleurcodes in het planbord zie ik meteen welke bonnen zijn geopend of nog afgerond moeten worden.”
Ook de interne controle is verbeterd. “Als een monteur een bon vergeet af te werken, zie ik dat direct. Dan kan ik bijsturen. Voor een klein bedrijf is dat overzicht enorm waardevol.”
Vereenvoudiging werkproces
Niet alleen De Jong zelf profiteert van de digitalisering. “Ook voor de monteurs werkt het prettiger. Ze hoeven niet meer te slepen met papieren bonnen en kunnen zelfs zonder bereik achteraf hun bonnen aanvullen. Bovendien kan nu een administratief medewerker zonder technische kennis de werkbonnen verwerken, omdat alles eenduidig wordt geregistreerd.”
Toch blijft er een klein stukje handmatig werk over: “De monteurs beschrijven hun werkzaamheden nog zelf. Daar kijk ik altijd nog even naar, want niet iedereen schrijft foutloos Nederlands,” lacht De Jong. “Maar dat is een kleine moeite vergeleken met het handmatige proces van vroeger.”
Daarnaast geeft het digitale planbord De Jong de mogelijkheid om proactief bij te sturen. “Soms zie ik dat een werkbon wel geopend is, maar nog niet is afgerond. Dan weet ik dat ik even moet bellen. Dat geeft rust en controle. Zeker als je meerdere projecten tegelijk draait.”
Samenwerking
Over de samenwerking met PCA is De Jong zeer tevreden. “De implementatie kostte in het begin wat tijd, vooral om de systemen van Handsoft en PCA goed op elkaar af te stemmen. Maar uiteindelijk verliep het soepel. Als er iets aangepast moet worden, zijn de lijnen kort en is het snel geregeld.”
Dat BAKO al sinds circa 2018 werkt met deze koppeling zegt volgens De Jong veel: “Als iets niet goed werkt, zoek je al snel naar iets anders. Maar wij zijn nog steeds tevreden.”
Toekomstwensen: nog meer integratie
Toch ziet De Jong nog kansen voor verdere verbetering. “We houden nu aparte registraties bij voor koudemiddelen, wat wettelijk verplicht is. Dat moet zowel op de werkbon als in een aparte gasboekhouding. Als PCA software zou schrijven zodat die registratie direct in de workflow opgenomen kan worden, zouden we nog meer tijd besparen en dubbele administratie voorkomen.”
In de markt hoort De Jong dat soort koppelingen steeds vaker voorkomen. “Ik ben benieuwd of PCA daar in de toekomst op inspeelt. Voor nu werkt ons systeem prima, maar verdere integratie zou echt een mooie volgende stap zijn.”
“Het planbord geeft direct inzicht in de status van alle werkbonnen via kleurcodes.”
Kleine stap, grote winst
Voor BAKO betekende de koppeling vooral een enorme vereenvoudiging van de werkprocessen. “Voor een bedrijf van onze omvang is het belangrijk om slim met je tijd om te gaan. Door de automatisering van werkbonnen via PCA hebben we minder administratieve lasten, meer overzicht en kunnen we sneller factureren.”
Ook in klantcontact merkt De Jong verschil. “Doordat werkbonnen sneller worden verwerkt en fouten afnemen, kunnen we sneller en professioneler reageren naar klanten. Dat versterkt het vertrouwen.”
Aanvragen gratis whitepaper
Ontvang de gratis whitepaper met alle tips en adviezen over slim digitaal en automatisch plannen. Deze ontvang je direct. We hebben daar alleen wel jouw gegevens voor nodig.
"*" geeft vereiste velden aan
PCA Support
Socials
Alle branches waar wij voor werken
© Copyright PCA