Schrijf je in, dan mailen wij je een paar keer per jaar over niet-te-missen-innovaties.
Meetbare resultaten en klantgerichtheid bij DAKaccent
“Software brengt optimalisatie binnen eigen bedrijf”
Dankzij de samenwerking met PCA heeft DAKaccent aanzienlijke stappen gezet in het digitaliseren en optimaliseren van hun bedrijfsprocessen. De Marlin-software heeft geleid tot verbeterde efficiëntie, lagere administratieve lasten en betere controle over projecten en service-opdrachten. Hierdoor kan DAKaccent zich blijven richten op hun kernactiviteiten en hoogwaardige diensten leveren aan hun klanten.”
DAKaccent is een toonaangevend dakdekkersbedrijf dat zich richt op projectmatige dakrenovatie en onderhoudsbeheer van platte daken, met een focus op bitumineuze dakbedekking. Een traditioneel en beproefd materiaal dat volgens Teun Janssen, mede-eigenaar van DAKaccent, de beste resultaten oplevert.
Het bedrijf bedient voornamelijk professionele vastgoedeigenaren zoals woningcorporaties, zorginstellingen, scholen en beleggingsmaatschappijen. DAKaccent is opgericht in 2001 en inmiddels uitgegroeid tot een organisatie met ongeveer 120 medewerkers, inclusief flexibele krachten. Janssen: “Onze focus ligt op het leveren van hoge kwaliteit en betrouwbare dienstverlening. Omdat te blijven garanderen moesten bedrijfsprocessen met behulp van digitalisering efficiënter worden ingericht.”
“Dit systeem biedt een naadloze koppeling tussen het calculatiesysteem en de planningssoftware”
Groei en efficiëntie
Het bedrijf heeft opdrachtgevers in een groot deel van Nederland. De servicemeldingen worden afgehandeld door hun uitgebreide serviceapparaat dat bestaat uit ongeveer 25 servicemonteurs die verspreid over het land wonen. Samen handelen zijn jaarlijks meer dan zesduizend meldingen af. Deze meldingen variëren van kleine reparaties tot dringende lekkages, die snel moeten worden opgelost om de tevredenheid van klanten te kunnen waarborgen. “In het verleden werden meldingen uitgewerkt op een werkbon. De servicemonteurs moesten bijna dagelijks naar een van de vestigingen rijden om nieuwe werkbonnen op te halen. De afgeronde meldingen werden dan, met registraties van uren, materialen en adviezen, op papier ingeleverd. Deze werden door kantoormedewerkers verwerkt voor terugkoppeling en facturatie. Een tijdrovende en foutgevoelige methode.”
Daarom ging DAKaccent ruim tien jaar geleden voor de servicedienst (de lekkagedienst) op zoek naar een softwareoplossing die hun processen kon digitaliseren en automatiseren. PCA bood de perfecte oplossing met hun Marlin-software, die ook prima aansloot op het systeem dat DAKaccent net als veel andere dakdekkersbedrijven gebruikte. Nu nog steeds werkt de servicedienst met Marlin. “Er komen steeds nieuwe functies bij in Marlin. Wij gebruiken die dan, als ze op ons van toepassing zijn.”
“Met de app kunnen de monteurs en het kantoor informatie uitwisselen.”
Projectplanning
Ruim twee jaar geleden ontstond de behoefte om ook hun projectplanning kwijt te kunnen in een online softwarepakket. “De serviceplanning in Marlin was -toen nog- te eenvoudig en bedoeld voor korte klusjes. De software van PCA voor projectplanning, was juist veel te uitgebreid. We wilden eigenlijk iets wat daar precies tussenin zat. Uiteindelijk zijn we toen opnieuw in gesprek geraakt met een van de contactpersonen bij PCA. Die pakte dat goed op en vanaf toen werden er grote stappen gemaakt.”
De projectplanning kwam er. Sinds een jaar werken ze bij DAKaccent met een teamsplanning van Marlin voor hun projecten. Dit systeem biedt een naadloze koppeling tussen het calculatiesysteem en de planningssoftware wat DAKaccent in staat stelt om nauwkeurig te monitoren of projecten binnen de geplande uren blijven en om voorspellingen te doen over de werkvoorraad en capaciteit. Daarnaast biedt de software van PCA uitgebreide mogelijkheden voor het monitoren van KPI’s, zoals responstijden en first fix rates. Janssen: “Dit helpt ons niet alleen om de kwaliteit van onze dienstverlening te waarborgen, maar ook om verbeterpunten te identificeren en efficiëntie te verhogen, zodat we voorop blijven lopen in de dienstverlening naar onze opdrachtgevers.”
Real time informatie met app
In de testfase van de software voorzag DAKaccent PCA van feedback voor bijvoorbeeld een extra functie of knop. “De belangrijke punten hebben ze allemaal opgepakt”, aldus Janssen. “Een tijd geleden kwam er iemand van PCA bij ons koffiedrinken in Oisterwijk. Die is toen letterlijk een rondje gelopen door ons bedrijf om medewerkers tips te geven over gebruik van bepaalde functies in de PCA-software. Aan de hand daarvan hebben we toen een dag een consultant gehad, om daadwerkelijk alle werkprocessen door te lopen. Daar hebben we veel aan gehad!”
Zijn ze nu voorlopig klaar met digitalisering en het optimaliseren van processen? Zeker niet. Sinds een maand zijn ze met ondersteuning van PCA bezig met het uitrollen van een app die gekoppeld is aan het planningsysteem. Daarmee kunnen de monteurs en het kantoor real time informatie uitwisselen. Via de app kunnen monteurs foto’s en documentatie van het werk versturen, veiligheidsinstructies ontvangen en werkinstructies raadplegen. Dit zorgt niet alleen voor een betere communicatie, maar ook voor een gedetailleerd en toegankelijk dossier van elk project. Ook is het mogelijk de urenregistratie en meerwerkregistratie via deze app te regelen.
Verder krijgt de serviceplanning een flinke boost door een communicatiemodule te laten inrichten. Bewoners van woningen van een huurcorporatie krijgen dan een automatisch bericht met een bevestiging van de afspraak die ze hebben gemaakt om lekkage te verhelpen. Kort voor de afspraak ontvangen ze nog een sms met een herinnering. Daarmee zorgt de Marlin-software voor verbeterde efficiëntie, lagere administratieve lasten en betere controle over projecten en service-opdrachten. En niet te vergeten: een hogere tevredenheid bij hun opdrachtgever en huurders.
Aanvragen gratis whitepaper
Ontvang de gratis whitepaper met alle tips en adviezen over slim digitaal en automatisch plannen. Deze ontvang je direct. We hebben daar alleen wel jouw gegevens voor nodig.
"*" geeft vereiste velden aan
PCA Support
Socials
Alle branches waar wij voor werken
© Copyright PCA