Schrijf je in, dan mailen wij je een paar keer per jaar over niet-te-missen-innovaties.
Dynhus: digitaliseren met aandacht voor de mens
“Dicht bij bewoners, ondersteund door slimme software.”
De naam Dynhus betekent letterlijk: jouw huis. Maar achter dat warme principe stond een koude realiteit: twee systemen, dubbele administratie en te veel controles. Tot PCA een realtime koppeling bouwde die alles samenbracht. Het resultaat? Rust, overzicht en vakmensen die met aandacht de wijk in kunnen.Dynhus is een woningcorporatie met ongeveer 4.000 sociale en betaalbare huurwoningen in Zuidwest-Friesland. De organisatie heeft een duidelijke missie: samen met bewoners een thuis maken. Daarbij gaat het om meer dan alleen wonen. Dynhus wil dicht bij mensen staan en luisteren naar wat huurders nodig hebben. Oplossingen zoeken ze samen, met bewoners, gemeenten en diverse maatschappelijke organisaties. Voor Jaco de Jong, klantadviseur service & onderhoud, is dat dagelijkse praktijk. “We willen dat iemand denkt: dit is mijn thuis. Dan moet het in en om de woning zo goed mogelijk kloppen.”
Bakkies in de buurt
De vakmensen rijden dagelijks door de wijken van Balk, Workum, Lemmer en omliggende dorpen. Zij komen bij bewoners over de vloer en hebben daardoor goed zicht op wat er speelt in en rond de woning. Leefbaarheidsregisseurs zijn daarnaast actief in de wijk en zoeken persoonlijk contact met bewoners. Zij organiseren regelmatig ‘Bakkies in de buurt’, waarbij ze met statafels, koffie en thee de straat op gaan. “Zichtbaar zijn hoort bij ons werk,” zegt Jaco. “Zo kunnen we bewoners sneller helpen en de leefbaarheid versterken.” Dat persoonlijke karakter vraagt om goede ondersteuning in de praktijk. Dynhus werkte al jaren met het PCA-planbord en de software van Itris, maar de systemen liepen niet synchroon. Binnen- en buitendienst moesten daardoor veel controleren. Zo werd een deel van de werkbonnen lange tijd, naast het digitale planbord, nog op papier vastgelegd. Dat leidde soms tot extra controles, vertraging en misverstanden. “Je wilt niet dat een vakman ergens staat zonder het juiste materiaal.”“We willen dat iemand denkt: dit is mijn thuis. Dan moet het in en om de woning zo goed mogelijk kloppen.”
Realtime samenwerken met BI-tool
De vernieuwing kwam toen PCA en Itris aankondigden dat ze een nieuwe realtime koppeling gingen ontwikkelen. Voor Dynhus was dat precies de oplossing waar ze naar zochten. De woningcorporatie bood zich aan om als een van de eersten met deze nieuwe koppeling te werken. Daarmee konden PCA, Itris en Dynhus samen ervaring opdoen.
Om meer inzicht te krijgen in prestaties en planning ging Dynhus daarnaast werken met Clark BI, de BI-tool van PCA. Sinds september maakt de corporatie actief gebruik van deze tool, die onder andere reistijden, first-time fixes en oorzaken van mislukte klussen inzichtelijk maakt. “Je ziet meteen waar het schuurt,” zegt Jaco.
Belknop
Met de nieuwe koppeling stapte de buitendienst over op de PCA-app op iPhone en iPad. De adoptie ging opvallend soepel. “De jongens kregen anderhalf uur training van Arjen Rietstra van PCA. Dat was echt fantastisch. Ik zat daarna bijna te wachten tot iemand zou komen met ‘hij doet het niet’. Maar dat gebeurde niet”, lacht Jaco.
De app bleek intuïtief, ook voor collega’s die minder digitaal vaardig zijn. En als iemand ergens tegenaan liep, reageerde PCA snel. “Een monteur dacht dat hij een telefoonnummer moest kopiëren om te bellen. Voor we het wisten, kregen we terug: tik op het telefoontje, dat ís de belknop. Zulke dingen maken het werk makkelijker.”
“Het was al een hele opgave om 7.000 bonnen
per jaar handmatig te controleren.
Nu hoeft dat niet meer.”
Minder controles, meer rust
Met de realtime koppeling verdween het dubbele controleren. Werkbonnen komen sneller terug, buitendienst en binnendienst werken met dezelfde informatie en data kloppen direct. “Het was al een hele opgave om 7.000 bonnen per jaar handmatig te controleren,” zegt Jaco. “Nu hoeft dat niet meer. Dat geeft rust en voorkomt dat dingen misgaan.Clark BI helpt daarbij door snel inzicht te geven in planning en kwaliteit. “Je ziet meteen waar je moet bijsturen.”
Vroegsignalering
Digitalisering bij Dynhus gaat verder dan planning. Met Mason, de formuliertool van PCA, ondersteunt Dynhus vroegsignalering in de praktijk. Vakmensen vullen nu digitale signalenkaarten in over bijvoorbeeld vervuiling, verward gedrag of andere zorgsignalen. Die meldingen komen automatisch bij de afdeling Leefbaarheid terecht. Ook veiligheidskeuringen en woninginspecties kunnen hiermee eenvoudiger en eenduidig worden vastgelegd, wat overzicht geeft en het werk in de praktijk makkelijker maakt.
De nieuwe werkwijze staat inmiddels stevig, maar Dynhus kijkt ook vooruit. In januari stapt de corporatie over op Modelin, het vernieuwde planbord van PCA. Daarmee wordt het realtime werken verder doorgetrokken. “PCA is laagdrempelig en betrokken,” zegt Jaco. “Je hebt steeds het gevoel dat er iemand naast je staat.” Zo blijft digitalisering bij Dynhus ondersteunend aan waar het echt om draait: samen met bewoners bouwen aan een thuis, dyn hûs.
© Copyright PCA