Software waar Gevelbeheer Nederland de hele workflow in kwijt kan

Soepel van project naar service
GBN voert het onderhoud, de garantiewerkzaamheden en reparaties uit voor veel aannemers en productiebedrijven die te maken hebben met productie van gevels en kozijnen. Na oplevering wordt de service en het onderhoud veelal aan GBN overgedragen. Daarbij is goede software die deze service ondersteunt onmisbaar. En zo kwamen ze in 2009 opnieuw uit bij PCA. Op zoek naar tools die het bedrijf soepel van project naar service brengt en alles wat daarbij hoort, zoals urenregistratie, verloning, inkoop, verkoop en werkvoorbereiding.

“We hadden een stukje software nodig dat eigenlijk de verbinding legt tussen de buiten- en de binnendienst. En die verbinding moest vlekkeloos lopen. We hadden goede ervaringen met PCA, maar we zijn natuurlijk ook gaan kijken naar andere partijen. Toch kwam PCA voor ons als beste eruit, vooral vanwege de workflow die je erin zet. Alles wat je maar kan verzinnen draait allemaal binnen één systeem. Dat hebben we tot op heden nog niet gezien bij een ander pakket.”

De oplossing was de nieuwste NeMo-versie die toen net in de lucht kwam, NeMo 4, en die bovendien samenwerkte met het overkoepelende ERP-systeem, AX van Microsoft. Met een handheld van PCA startte een monteur een klus door op ‘start’ te drukken en na de klus op ‘stop’. “Die hele workflow, dus van A naar Z, werd eigenlijk afgevangen in die PCA-oplossing. Dat sprak ons destijds al aan. En dat is dan ook de reden geweest om weer te kiezen voor PCA.”

Installatiegegevens
Inmiddels werkt Gevelbeheer Nederland met een nieuwere versie, NeMo 5, die heel makkelijk werkt via een app op de telefoons van de monteurs. Deze administratieve tool registreert automatisch de gewerkte uren en verbruikte materialen en geeft inzicht in verstrekte opdrachten en installatiegegevens. Stit: “Als je bijvoorbeeld in een project een artikel neerzet en het project verschuift, dan gaat het artikel mee in de tijd. Het systeem rekent dat helemaal voor je uit, net als bijvoorbeeld de werkcapaciteit van onze monteurs.”

De acceptatie van de software door de buitendienst ging vrij soepel. “Het wijst zich allemaal vanzelf. Monteurs moeten een melding selecteren die gepland staat. Die moeten ze starten of stoppen. Het systeem vraagt na het stoppen gericht naar alle informatie die ingevuld moet worden zoals registratie van artikelen en een handtekening van de klant. De monteur wordt dus stap voor stap door het systeem heen geleid. Dat is niet alleen handig voor hun eigen monteurs, maar ook voor externe partijen die GBN inhuurt.”

Geen omkijken naar
PCA zorgde in samenwerking met GevelBeheer Nederland ook voor de interfaces zodat de systemen goed met elkaar communiceren. Daar zijn ze bij PCA volgens Anouar Stit sterk in. “Ze hebben meerdere technische mensen rondlopen met veel verstand van zaken. Je ziet ook dat ze bij PCA goed in die markt zitten en weten hoe ze daar mee om moeten gaan.” Toen alles eenmaal geprogrammeerd was, liep alles soepel en hadden ze er bij GBN geen omkijken meer naar. Updates worden vanuit kantoor direct doorgezet, zodat de app automatisch bijgewerkt wordt.

De software van PCA heeft zeker bijgedragen aan de verwerking van het groeiend aantal opdrachten en daarmee ook van het aantal monteurs. “Toen we begonnen met NeMo hadden we twintig monteurs in dienst. We moeten nu de verwerking doen van bijna vijftig monteurs. Per jaar doen we zo’n beetje rond de 17.000 servicemeldingen. Dan moet je een goed systeem op de achtergrond hebben, anders gaat dat je niet lukken.”