Schrijf je in, dan mailen wij je een paar keer per jaar over niet-te-missen-innovaties.
Hoe PCA bijdroeg aan de groei van Total Air Care
“Slimme digitalisering voor een beter binnenklimaat”
Digitalisering verandert niet alleen processen, maar ook bedrijven. Dat ontdekte Total Air Care uit Wateringen toen ze besloten hun werkbonnenproces te moderniseren. Wat begon als een zoektocht naar meer structuur, resulteerde in meer rust, minder fouten en uiteindelijk meer ruimte voor groei. Met hulp van PCA zette het bedrijf een cruciale stap richting toekomstbestendig werken.
Veranderende sector
Lang leek het normaal: werkbonnen printen, meegeven aan monteurs en later met moeite ontcijferen wat er precies op stond. Maar naarmate Total Air Care groeide, werd duidelijk dat dit proces knelde. “De foutmarge nam toe, de verwerking kostte te veel tijd en niemand werkte op dezelfde manier,” vertelt eigenaar Robert de Groot. “Dat moest anders.”
Wat daarbij extra meespeelde: de sector verandert snel. Nieuwe wetgeving, stijgende eisen voor binnenluchtkwaliteit en steeds complexere installaties maken een foutloos en flexibel proces belangrijker dan ooit. “Vooral in ziekenhuizen, scholen en zwembaden – waar wij veel werken – is betrouwbaarheid cruciaal. Je wilt geen discussie achteraf over wat er precies gedaan is.”
Tijdens de coronaperiode kregen we ineens toegang tot locaties die anders moeilijk bereikbaar zijn, zoals scholen en zwembaden,” vertelt De Groot. “Dat bood ons de kans om onze processen te versnellen en te verbeteren. Juist in die periode werd duidelijk hoe belangrijk flexibiliteit en goed geregelde planning zijn.”
Voorwaarde
Toen De Groot met zijn team in 2023 besloot om opnieuw werk te maken van digitalisering, was er één harde voorwaarde om überhaupt met PCA in zee te gaan: “We werkten nog met Gilde Software, waar we al jaren mee werkten. We wilden het systeem blijven gebruiken, maar niet tussen PCA en Gilde in zitten.” PCA moest het contact met Gilde op zich nemen en zorgen dat de koppeling werd geïntegreerd en vervolgens goed functioneerde.
En dat is gelukt. Een consultant van PCA met ervaring bij Gilde wist precies wat nodig was. Dankzij die kennis verliep de integratie soepel en kon het team snel aan de slag. Eerder liep het contact tussen leveranciers soms stroef,” vertelt De Groot. “Bij vragen over de koppeling kregen we van de één te horen dat we bij de ander moesten zijn. Dat wilden we voorkomen. PCA begreep dat en nam het voortouw in de afstemming. Daardoor konden we snel doorpakken.”
“De monteurs bellen nu nog maar vier keer per dag in plaats van twintig. Dat zegt genoeg.”
“Winst op alle fronten”
De eerste digitale resultaten lieten niet lang op zich wachten. Monteurs die eerst meerdere keren per dag belden, kunnen nu via de app hun werkbonnen raadplegen, materialen boeken en zelfs zien wat er de vorige keer is gebeurd op een locatie. “Dat is winst op alle fronten,” aldus De Groot. “Zij hoeven minder te bellen, wij hoeven minder uit te zoeken.”
Zelfs het planbord ging op de schop. Wat eerst in Excel gebeurde — en dus foutgevoelig was — is nu strak geregeld in het digitale systeem van PCA. “Je ziet wie waar is, wat er nog open staat en welke bonnen afgerond zijn.” Dat inzicht heeft ook effect op de klantrelatie. “We kunnen sneller reageren, duidelijker rapporteren en professioneler overkomen. Dat merk je meteen in het vertrouwen van opdrachtgevers.”
Centrale plek
Voor de monteurs moest de overstap naar digitaal werken vooral makkelijk zijn. “Zij willen dingen doén, niet dingen invullen,” weet De Groot. “Daarom was gebruiksgemak essentieel. De PCA-app voor Android werkt intuïtief en zorgt voor weinig weerstand. Voor iPhone-gebruikers is een tablet-oplossing tijdelijk een tussenstap, maar dat werkt prima.”
Inmiddels werkt Total Air Care volledig met AFAS als CRM-systeem. Ook de administratie profiteert. Werkbonnen komen duidelijk terug, materialen worden geboekt en via AFAS is alles snel te factureren. “Het scheelt enorm veel handwerk. Bovendien is het fijn dat alles op één centrale plek samenkomt, van planning tot voorraad.”
Snelheid en betrokkenheid
Geen enkel systeem is foutloos. Maar als er iets misgaat, is de reactie van PCA snel en helder. “Dat was bij onze vorige leverancier echt anders. Soms hoorde je dagen niets. Nu krijg ik binnen een paar uur antwoord.”
Die snelheid en betrokkenheid maken het verschil. “Je kunt nog zo’n mooi systeem hebben, als de support niet werkt, dan werkt het hele proces niet. PCA begrijpt dat. En dat merk je in alles.”
“Dankzij PCA werken we gestructureerder, efficiënter en met minder fouten.”
Gefaseerde aanpak
Hoewel Total Air Care al flinke stappen zette, ligt er nog meer in het verschiet. “Voorraadbeheer is onze volgende ambitie,” zegt De Groot. “We willen dat monteurs verbruik direct registreren, waarna het systeem automatisch bestellingen voorstelt.”
De techniek is er al, maar Total Air Care kiest bewust voor een gefaseerde aanpak. “We willen eerst zeker weten dat de basis stevig staat. Daar zijn we nu. De rest komt daarna.”
Een ander punt op de wensenlijst is de verdere automatisering van voorcalculatie. “Nu moeten we dat nog deels handmatig doen. Maar uiteindelijk willen we dat alle gegevens – van gebruikte materialen tot gewerkte uren – automatisch in onze calculaties en facturen terechtkomen. Dat gaat niet alleen tijd schelen, het maakt ons ook consistenter.”
Partner in plaats van leverancier
Wat PCA voor Total Air Care betekent? “Meer dan software,” vind De Groot. “Ze denken mee, kennen de techniek én de realiteit van het werken met monteurs, planningen en klanten. Daardoor voelen ze als partner, niet als leverancier.”
Aanvragen gratis whitepaper
Ontvang de gratis whitepaper met alle tips en adviezen over slim digitaal en automatisch plannen. Deze ontvang je direct. We hebben daar alleen wel jouw gegevens voor nodig.
"*" geeft vereiste velden aan
PCA Support
Socials
Alle branches waar wij voor werken
© Copyright PCA