Schrijf je in, dan mailen wij je een paar keer per jaar over niet-te-missen-innovaties.
PCA plugt naadloos in op de audiovisuele praktijk van Impaqt Media
“De kracht van PCA zit in de mensen”
Bij Impaqt Media draait alles om beleving. De juiste muziek op de juiste plek, passende visuals op schermen in winkels en hardware die werkt. Van Albert Heijn tot McDonald’s en van HEMA tot het buurtcafé zorgt dit bedrijf uit Naarden achter de schermen dat alles klopt.
Naast de software levert Impaqt Media ook de bijbehorende hardware zoals luidsprekers, geluidsinstallaties en beeldschermen. “Alles wat je ziet én hoort in een winkel kunnen wij leveren en installeren,” zegt directeur Guyon da Silva Solis. “Van de content tot de speaker in het plafond.” Voor die installaties heeft Impaqt Media een team van ruim twintig mensen, verdeeld over verschillende afdelingen. De buitendienst speelt daarin een cruciale rol. Zij zorgen dat alles bij de klant op locatie goed wordt geïnstalleerd. Maar om dat vlekkeloos te laten verlopen is een goed systeem onmisbaar. “Je moet kunnen vertrouwen op je planning, je materiaal én je informatievoorziening.”
De overstap naar AFAS in 2023 was een logisch vervolg op die behoefte aan meer grip en overzicht. “We wilden alles zoveel mogelijk in één systeem onderbrengen, van administratie tot buitendienst”, vertelt Maya Joy de Braal. Zij is verantwoordelijk voor de financiële afdeling en speelde een centrale rol bij de implementatie en koppeling van systemen. “Toen we besloten AFAS volledig in te richten, was het voor ons duidelijk: daar moet ook een goede werkbonnenapp aan gekoppeld worden.” Die zoektocht bracht hen bij PCA.
“Voor ons werd de artikelvolgorde automatisch geregeld. Cruciaal voor een kloppende factuur”
Geen beloftes maar daden
“Onze vorige softwareleverancier had een mooi verhaal maar kon het simpelweg niet waarmaken”, aldus Da Silva Solis. “Afspraken werden niet nagekomen en deadlines verschoven zonder duidelijke communicatie. Dat werkt niet voor ons. Wij willen een partnership, geen afhankelijkheid.” Na een korte maar intensieve zoektocht kwam hij uit bij PCA. Hij kreeg een aantal referenties. “Die heb ik gebeld en wat me meteen opviel was: de verhalen klopten. Allemaal.”
Ook Maya voelde direct dat het nu anders was. “PCA begreep hoe wij werken. Ze dachten niet in hokjes, maar zochten naar oplossingen die bij ónze processen pasten.”
Eén druk op de knop
Wat Impaqt Media anders maakt dan veel andere klanten van PCA is de aard van het werk. Maya: “Onze monteurs installeren geluidssystemen, schermen, kabels en alles daaromheen. Vaak op basis van uitgebreide offertes waarin vooraf al honderd artikelen staan. We werken dus niet ad hoc met een paar onderdelen uit een bus. Alles is gepland. Daarom moest de app óók geschikt zijn voor die structuur.”
PCA bouwde onder andere een functie waarmee monteurs met één druk op de knop alle geplande materialen kunnen registreren. “Daarin hebben ze echt met ons meegedacht,” zegt Maya. “Zo is bijvoorbeeld ook het automatisch tonen van artikelen in de juiste volgorde speciaal voor ons ontwikkeld. Dat is cruciaal voor een kloppende factuur en precies het soort maatwerk waar wij naar zochten.”
Niet alles ging direct goed. Zo kon de knop om materiaal te registreren in het begin per ongeluk meerdere keren worden gebruikt. “Dat leidde tot dubbele registraties. Maar toen we dat signaleerden, werd het meteen opgelost. Dat soort flexibiliteit maakt het verschil.”
Alles via PCA-app
Voorheen werkte het team nog met papieren werkbonnen. Informatie moest achteraf worden overgetypt wat leidde tot fouten, vertragingen en frustraties bij zowel binnendienst als monteurs. Nu gaat alles via de PCA-app. Monteurs checken digitaal in en uit, registreren hun werk en die info gaat automatisch terug naar AFAS, het ERP-systeem van Impaqt Media.
Volgens Da Silva Solis zit de kracht van PCA niet alleen in de techniek maar ook in de mensen. “We hadden een goede klik. Ook als iets niet meteen lukt blijven ze eerlijk en oplossingsgericht. Ik heb regelmatig met de directeur geschakeld, altijd in goed overleg zonder gedoe.”
Flexibiliteit voor externe monteurs
Impaqt Media werkt niet alleen met eigen personeel, maar ook met externe monteurs. Dat bracht extra uitdagingen met zich mee. “Bij vaste medewerkers kun je gewoon zeggen: hier is je laptop, dit is de app. Maar ingehuurde krachten moet je sneller wegwijs kunnen maken. Dan moet het gewoon logisch werken, zonder een handleiding van twintig pagina’s.”
Toch ziet Da Silva Solis dat niet elke monteur even digitaal ingesteld. Lacht: “Er zit soms een generatieverschil in. Maar zelfs de papierliefhebbers beginnen nu de voordelen te zien. Minder fouten, minder heen-en-weer en geen bonnen meer die kwijt zijn.”
Lichtgroen
De komende jaren wil Impaqt Media verder groeien. En daar hoort ook verdere digitalisering bij. Een volgende stap is het uitbreiden van de voorraadregistratie. “Op dit moment registreren we pas zodra de monteur het product gebruikt. In de toekomst willen we ook de magazijnkant integreren zodat alles van begin tot eind is vastgelegd.”
Hebben ze nog een advies aan andere bedrijven die aan zo’n traject beginnen? Maya: “Inventariseer aan de voorkant héél goed wat je wil. En check samen of je hetzelfde bedoelt met wat je zegt. Want ‘lichtgroen’ is niet voor iedereen lichtgroen.”
“Zelfs de papierliefhebbers beginnen nu de voordelen te zien.”
Aanvragen gratis whitepaper voor de totaalinstallateur
Ontvang de gratis whitepaper met alle tips en adviezen over slim digitaal en automatisch plannen. Deze ontvang je direct. We hebben daar alleen wel jouw gegevens voor nodig.
"*" geeft vereiste velden aan
© Copyright PCA