Transparant werken een ‘must’ voor gezonde relaties

Sjef van Lieshout kent het klappen van de zweep. De oud-directeur groeide met het service en onderhoudsbedrijf van 200 naar 600 medewerkers, met vestigingen verspreid door het hele land. “En daarmee namen de processen en de complexiteiten enorm toe. 80% van onze omzet komt uit dagelijks onderhoud: reparatieverzoeken, mutatie-onderhoud, badkamer- en toiletrenovaties. We werken voor verschillende type klanten: corporaties en beleggers, ieder met eigen voorwaarden, eisen en afspraken. Er zijn daardoor veel verschillende contracten en efficiënt en transparant werken is een hedendaagse eis. Er zijn dagelijks zo’n 350 medewerkers ‘buiten’ bij de ‘steeds meer veeleisender’ klant, op locaties die geografisch ver uit elkaar liggen. Je begrijpt, het is een enorm pakket aan uitdagingen.”

Voorspelbaarheid van het werk zorgt voor stabiele toekomst
“PCA begrijpt onze wereld,” vertelt de bevlogen ondernemer. “We hoeven niet uit te leggen wat onze opdrachtgevers verwachten, zoals transparantie, en hoe onze klanten denken; die willen weten wanneer we komen en hoelang iets duurt. De cultuur van PCA past bij Jansen Huybregts: nuchter en praktisch, ze zijn goed geïnformeerd, komen op tijd en werken netjes. PCA begrijpt hoe onze business werkt: dat de voorspelbaarheid van het werk belangrijk is en hoe we sturen op KPI’s.”

‘Plannen was handwerk, maar dat is niet meer van deze tijd’
Jansen Huybregts koos voor de combinatie PCA en AFAS. “Planning is ons fundament. Hier komt de opdracht van de opdrachtgever binnen met de gegevens van de te bezoeken locatie of huurder. Vanuit hier borgen we dus ook de efficiëntie. In de eerste stappen van de samenwerking met PCA hebben we veel tijd gestoken in het vormgeven van ‘de voorkant’. Welke processen zijn er en hoe verhouden die zich tot elkaar? Welke gegevens zijn relevant, hoe maken we informatie van data en hoe voorkomen we dubbele handelingen? Eerder was het plannen voornamelijk handwerk en zat er veel kennis in de hoofden van mensen. Als er bijvoorbeeld ergens een deur klemde werd de reparatietijd ingeschat en op basis daarvan volgde de planning. Dat is niet meer van deze tijd en bovendien kan technologie veel waarde toevoegen aan ons bedrijf. Nu kunnen we bijvoorbeeld de module ‘Automatisch Plannen’ aanzetten, wat zorgt voor een heel ander en interessant optimum.”

Van werkbon naar factuur
Met het HRM-onderdeel van AFAS automatiseer je gemakkelijk veel administratieve werkzaamheden. Zo kunnen medewerkers zelf online verlof aanvragen, verzuim registreren en mutaties doorvoeren. “Als een opdracht is uitgevoerd vervolgt de werkbon automatisch z’n weg in het proces en start de administratieve afhandeling met de klant. Ook hier maken we een efficiëntieslag. Het is een waardevolle combinatie van Planning en HRM, met visuele weergaves en dat levert een interessante doorkijk en essentiële inzichten en op.”

Samen met intern projectteam keuzes maken
De inzet van de software zorgt voor veranderingen in het bedrijf. “We pakken het gefaseerd aan,” legt Sjef uit. “Verandering brengt altijd weerstand met zich mee en iedereen moet wennen aan de nieuwe werkwijzes. Intern is daarom een projectteam samengesteld. We doen het op deze manier echt met elkaar zodat het een gedragen verandering wordt. De betrokken collega’s spreken zich uit over onze cultuur en werkwijze, ze denken mee over de inrichting van de processen en dat is belangrijk voor de inrichting van de software. Zij zijn enthousiast en dat zorgt gelukkig ook voor een positief sneeuwbal-effect. De collega’s buiten werken ondertussen al met een nieuwe werkbon op hun tablet. Die werkt prettig en ziet er mooi uit.”

De eerste implementaties zijn gerealiseerd. Jansen Huybregts verwacht eind van het jaar compleet live te zijn met AFAS en PCA.