Digitalisering van hele workflow is een koud kunstje

Op zoek naar uitbreidingsopties
Tot halverwege vorig jaar maakte het bedrijf gebruik van het managementsysteem Gomocha. Dit field service platformhielp hen bij de planning voor onderhoud en service en het maken van digitale werkbonnen en onderhoudschecklisten. Maar dit systeem haperde volgens Samantha geregeld en functioneerde daardoor niet naar wens. Bovendien had het weinig uitbreidingsopties. Een goede reden om te zoeken naar een voor hen bruikbaarder systeem.

“Na wat googelen zijn we bij PCA uitgekomen. Hun software biedt veel mogelijkheden en we konden ook tools door hen laten programmeren, want PCA heeft allemaal programmeurs in dienst. Dat en het feit dat ze buiten de hokjes denken, sprak ons erg aan. We hebben toen contact met ze opgenomen en vervolgens kwam Lonneke langs om het systeem uit te leggen.” Sinds juni 2023 zijn ze bij Koelweb daadwerkelijk overgegaan op de software van PCA. Werkbonnen, urenregistratie en materialenvoorraad worden nu makkelijk en efficiënt bijgehouden en monteurs kunnen foto’s van hun werkzaamheden uploaden. “Dus eigenlijk alles, zodat alles digitaal is”, vat Samantha samen.

Koudemiddelregistratie
De software van PCA is gekoppeld aan de business software die ze bij Koelweb gebruiken. Zodra de werkbon is afgerond, wordt de factuur opgemaakt met de gegevens vanuit Exact. Ook de uitbreiding van de software voor koudemiddelregistratie waar ze zo’n behoefte aan hadden, is door programmeurs van PCA gerealiseerd. Daar zit volgens de servicemanager nog wel een verbeterpuntje in, maar daar wordt op de achtergrond aan gewerkt.

“Het koudemiddel dat koelmachines verbruiken om hun werk goed te kunnen doen, moeten de monteurs vanwege milieuwetgeving registreren”, legt Samantha uit. “In het oude systeem kon dat niet, maar nu komt die registratie van de monteur via de PCA-software op de werkbon te staan én worden die gegevens automatisch opgeslagen in een Excel-bestand. Op die manier is er met één druk op de knop een overzicht van de totaalbalans zichtbaar die gebruikt kan worden bij een audit om het F-gassencertificaat te continueren. Dat scheelt een heleboel handmatig intikken hier op kantoor.“

Enthousiaste buitendienst
Het nieuwe systeem biedt ook een sms-functie. Zodra de monteur op weg gaat, drukt hij op ‘reizen’. De klant krijgt dan een sms’je dat de monteur onderweg is. “Het stukje communicatie richting de klant is daarmee veel duidelijker en was voor ons een belangrijke reden om over te stappen op PCA.” Het planscherm biedt veel opties met wat je zichtbaar kunt maken, waardoor het plannen veel makkelijker en overzichtelijker is geworden, vindt Samantha. “We kunnen als binnendienst veel sneller schakelen.”

Maar ook de buitendienst is enthousiast. Waar Samantha key manager was voor de binnendienst, was Ahmed dat voor de buitendienst. “Hij is de jongste van de groep monteurs en het was leuk om te zien hoe de nieuwe generatie zoiets oppakt”, vindt ze. Zijn ervaringen met de nieuwe software en de implementatie ervan waren erg belangrijk voor het bedrijf. Ahmed was al vrij snel enthousiast, ondanks dat hij een paar handelingen extra moest doen aan registratie. Hij had regelmatig contact met PCA om dingen te testen, wat soms zorgde voor verbeterpunten. Ahmed was ook de eerste die ermee is gaan werken en was daarmee het aanspreekpunt voor de andere monteurs.

Overzichtelijk planscherm
Naast de uitbreidingsmogelijkheden kozen ze bij Koelweb ook voor PCA vanwege het overzichtelijke planscherm. Daarop is te zien wanneer de monteur aan het werk is of wanneer hij reist en kun je bij een storing onderscheid maken tussen reparatie en onderhoud. “We hebben dus veel meer overzicht!”, zegt Samantha. “We kunnen nu gewoon in één opslag de status van de werkbonnen zien, dus ook van de bonnen die nog ingepland moeten worden.” Het kopje ‘melding’ gebruiken ze om te zien welke materialen besteld moeten worden. Een vooruitgang, want in het vorige systeem moesten ze voor deze informatie alles stuk voor stuk openen. Tevreden: “Ja, het is allemaal veel efficiënter geworden.”