Schrijf je in, dan mailen wij je een paar keer per jaar over niet-te-missen-innovaties.
Met PCA naar toekomstbestendige serviceafdeling bij Berkvens
“Van werkbonnen met koffievlekken naar klik-klare service”
Een maandagochtend in Someren. Op de serviceafdeling van Berkvens Deursystemen loopt de planning soepel door: de monteurs hebben hun opdrachten al op de tablet, het magazijn zet onderdelen klaar en de binnendienst volgt de voortgang digitaal mee. Alles verloopt soepel en overzichtelijk, een wereld van verschil met een paar jaar geleden.
Berkvens is een familiebedrijf uit Someren en al meer dan negentig jaar actief in de woning- en utiliteitsbouw. Het bedrijf is marktleider in totaaloplossingen voor binnendeuren, kozijnen en hang- en sluitwerk, inclusief montage. Daarmee ontzorgt Berkvens aannemers volledig: van levering tot plaatsing en nazorg. Dat vraagt niet alleen om vakmanschap, maar ook om een serviceafdeling die professioneel en betrouwbaar opereert.
Excel-monster
Tot eind 2024 werkte de serviceafdeling nog met een enorme Excel-sheet voor de stapels papieren werkbonnen. Monteurs namen die mee de bus in en leverden ze later weer in, soms met koffievlekken of onleesbaar handschrift. “Een Excel-sheet op steroïden”, zegt Enzo Verhoeven, business application specialist bij Xidoor, de holding waar Berkvens onder valt. “Een enorm bestand dat alles bevatte, maar steeds vaker crashte. Echt een monster van een applicatie.” Alles moest handmatig worden ingevoerd en ingescand om naar aannemers te versturen. Dat kostte tijd, was foutgevoelig en maakte de planning kwetsbaar.
Daarom ging Berkvens eind 2023 op zoek naar een professioneler systeem. Belangrijk daarbij was dat de software overzicht bracht in de planning, eenvoudig te gebruiken was voor monteurs én goed kon koppelen met het ERP-systeem Infor LN. Tijdens de pakketselectie kwam PCA daarbij als beste uit de bus: de app bleek gebruiksvriendelijk, flexibel in te richten en technisch goed te integreren met de bestaande systemen.
“De software groeit mee met de organisatie en sluit deze naadloos aan op het ERP-systeem.”
Gebruiksvriendelijk en toekomstgericht
De doorslag gaf de combinatie van gebruiksvriendelijkheid en uitbreidbaarheid. “Onze monteurs werken vaak al jarenlang in het vak en hebben behoefte aan een eenvoudige, intuïtieve app”, zegt Joyce van Bogget-Houkes, teamleider van de afdeling Service. “Met de PCA-app kan iedereen overweg, zonder ingewikkelde instructies.”
Tegelijkertijd kan de software meegroeien met de organisatie en sluit deze naadloos aan op het ERP-systeem dat Berkvens gebruikt: Infor LN. Daardoor lopen orders en werkbonnen automatisch door en hoeven gegevens niet dubbel te worden ingevoerd.
Groen winkelwagentje
Sinds de overstap werkt de serviceafdeling volledig digitaal. Monteurs krijgen hun opdrachten binnen op een tablet en kunnen deze direct afronden. Aannemers ontvangen automatisch bevestigingen, bewoners krijgen vooraf een sms met een herinnering en foto’s van afgeronde werkzaamheden worden meteen toegevoegd aan het dossier.
Ook het servicemagazijn werkt efficiënter. Voorraadstatussen worden gekoppeld aan de planning en visueel weergegeven met simpele symbolen: een oranje of groen winkelwagentje geeft aan of onderdelen klaarstaan voor montage. Daarmee is in één oogopslag duidelijk of een afspraak door kan gaan. Het lijkt eenvoudig, maar dit soort slimme functies bespaart veel tijd en voorkomt misverstanden.
Het resultaat is een planning die stabieler, transparanter en makkelijker overdraagbaar is. Waar vroeger alles afhankelijk was van één planner en diens kennis van een gigantisch Excel-bestand, kan nu het hele team de planning inzien en beheren. Het werk is minder foutgevoelig, transparanter en beter overdraagbaar.
“Met PCA kunnen we bewoners en aannemers laten zien dat afspraken nagekomen worden.”
Duurzaamheid in praktijk: de deurendokter
Naast digitalisering staat duurzaamheid hoog op de agenda bij Berkvens. Het bedrijf heeft de ambitie om klimaatneutraal te worden en kijkt daarvoor naar de hele keten: van productieprocessen en leveranciers tot transport en de levenscyclus van de producten.
Een mooi voorbeeld binnen de serviceafdeling is de deurendokter: in plaats van een binnendeur volledig af te schrijven bij een kras of deuk, wordt deze vakkundig hersteld. Zo krijgen deuren een tweede leven en wordt verspilling voorkomen. Dankzij PCA kan ook dit type herstelwerk eenvoudig in de planning worden opgenomen en digitaal worden opgevolgd. Daarmee komt alles samen: een serviceafdeling die efficiënter werkt én duurzaamheid in de praktijk brengt.
Service als visitekaartje
Berkvens levert zijn producten uitsluitend aan aannemers en werkt niet rechtstreeks met particulieren. Toch is juist de serviceafdeling vaak degene die contact heeft met de eindgebruiker: de bewoner. In een tijd waarin consumenten kritischer en mondiger zijn dan ooit, is dat contact van groot belang.
Dankzij PCA is de dienstverlening professioneler geworden: afspraken worden beter nagekomen, communicatie verloopt sneller en er is altijd inzicht in de status van een klus. Dat draagt direct bij aan het vertrouwen van zowel aannemers als bewoners, en versterkt de reputatie van Berkvens als betrouwbare partner. “Voor ons is service echt het visitekaartje,” zegt Joyce. “Met PCA kunnen we bewoners en aannemers laten zien dat afspraken nagekomen worden en dat we alles onder controle hebben. Dat geeft vertrouwen.”
Aanvragen gratis whitepaper voor de bouw
Ontvang de gratis whitepaper met alle tips en adviezen over slim digitaal en automatisch plannen. Deze ontvang je direct. We hebben daar alleen wel jouw gegevens voor nodig.
"*" geeft vereiste velden aan
© Copyright PCA