Schrijf je in, dan mailen wij je een paar keer per jaar over niet-te-missen-innovaties.
Slim plannen in een dynamische buitendienst
“Van een hele dag plannen naar overzicht in anderhalf uur”
Bij Naktuinbouw waren planners bijna de hele dag bezig met schuiven, controleren en reistijden berekenen. Tot begin vorig jaar, want met het slimme planbord van PCA staat er nu binnen anderhalf uur zo’n driekwart van de dagplanning klaar.
Naktuinbouw is de keuringsdienst voor zaden en plantmateriaal in Nederland. Elke dag controleren zo’n 30 keurmeesters of planten en zaden voldoen aan de eisen voor export buiten de EU. “Als een kweker een partij kamerplanten verkoopt aan een klant buiten de EU, bijvoorbeeld in Engeland, Amerika of China, dan komen wij in beeld,” vertelt Joyce Martens, administratief specialist bij Naktuinbouw. “Wij zorgen dat een keurmeester controleert of alles voldoet aan de eisen van dat land.”
“Het systeem houdt rekening met zoveel verschillende factoren. Dat kan een mens gewoon niet meer bijhouden.”
Een planning die nooit hetzelfde is
Dat zorgt dagelijks voor een complexe planning. Niet alleen omdat keurmeesters door heel Nederland reizen, maar ook omdat geen dag hetzelfde is. Spoedaanvragen komen tussendoor binnen, bezoeken duren soms langer dan verwacht en de werkdruk verschilt sterk per seizoen.
“In het voorjaar is het extreem druk. In de zomer wordt het weer wat rustiger en daarna krijg je opnieuw een piek. Dat beweegt continu.” Naktuinbouw wilde daarom vooral sneller en slimmer kunnen plannen. Reistijden moesten automatisch worden berekend én visueel zichtbaar zijn.
Google Maps
Tot voor kort gebeurde vrijwel alles handmatig. Planners zoals Joyce sleepten bezoeken één voor één in het systeem, berekenden reistijden via Google Maps en moesten voortdurend zelf inschatten of een planning haalbaar was. “Je moest alles onthouden,” zegt Joyce. “Bij langere reistijden blokkeerden we zelf extra tijd, anders liep alles vast. Dat maakte het behoorlijk foutgevoelig.”
Voor een complete dagplanning waren twee planners bijna de hele dag bezig. Bovendien werkte iedere planner nét iets anders, waardoor de uitkomst afhankelijk werd van ervaring en persoonlijke keuzes.
Op zoek naar slimmer plannen
Naktuinbouw startte daarom een verbetertraject en nodigde meerdere partijen uit om mee te denken over een nieuwe manier van plannen. Uiteindelijk viel de keuze op PCA.
“De bedrijfsmentaliteit van PCA sloot gewoon goed aan,” vertelt Joyce. “Het contact was informeel, maar tegelijkertijd wist iedereen precies waar hij voor stond. Dat paste bij ons.” De planning van Naktuinbouw vraagt om maatwerk: veel buitendienstmedewerkers, wisselende piekperiodes en onverwachte wijzigingen door importzendingen en spoedaanvragen.
“De grootste winst zit uiteindelijk niet alleen in technologie, maar vooral in de rust die daardoor ontstaat.”
Van handmatig schuiven naar automatisch optimaliseren
Met het Marlin-planbord van PCA veranderde de manier van werken ingrijpend. Waar planners vroeger handmatig routes maakten, draait het systeem nu ’s nachts automatisch een eerste conceptplanning. Daarbij wordt gebruikgemaakt van historische data, reistijden en allerlei andere parameters.
“Het systeem houdt rekening met zoveel verschillende factoren. Dat kan een mens gewoon niet meer bijhouden.” De reistijden worden bovendien visueel weergegeven, waardoor planners direct zien hoeveel tijd ergens echt nodig is.
“Als wij ’s ochtends starten, staat er eigenlijk al een conceptversie klaar,” zegt Joyce. “Wij controleren vooral of alles klopt en sturen waar nodig bij.” Nieuwe bezoeken kunnen automatisch opnieuw worden geoptimaliseerd zonder dat planners alles opnieuw hoeven uit te puzzelen.
Meer rust op kantoor én onderweg
De impact daarvan is groot. Waar vroeger bijna een hele werkdag nodig was om de planning rond te krijgen, staat nu binnen anderhalf uur een vrijwel complete dagplanning klaar. Ondanks gelijkblijvende bezoekuren nam de reistijd met ongeveer 300 uur af ten opzichte van het jaar ervoor.
Op de afdeling zelf ontstond meer rust. Administratieve processen lopen sinds de implementatie soepeler en monitoringsopdrachten voor de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit blijven beter op schema.
Ook voor keurmeesters veranderde er veel. Zij merken vooral dat hun werkdagen voorspelbaarder zijn geworden. “Waar mensen vroeger soms pas om half zes thuis waren, zijn ze nu vaak veel eerder klaar. Dat vinden ze echt een groot voordeel.”
Wennen aan een nieuwe manier van werken
De overstap vroeg wel om aanpassing, vooral voor medewerkers die jarenlang gewend waren om op dezelfde manier te werken en plannen. “Het totaalplaatje zag er ineens anders uit,” vertelt Joyce. “Routes veranderden en mensen moesten meer vertrouwen op het systeem.”
Via een klankbordgroep blijven planners en keurmeesters verbeterpunten delen met PCA. Volgens Joyce zit de grootste winst uiteindelijk niet alleen in technologie, maar vooral in de rust die daardoor ontstaat. “Daardoor ontstaat er ook weer ruimte voor andere werkzaamheden en kennisontwikkeling.
© Copyright PCA