Nog betere service verlenen door gecoördineerde planning

Onderweg van alles regelen
Dat betekende dat ze zelf moesten kijken hoeveel klussen er op een dag stonden en daar dan zelf een goede route van maken. Kwam een monteur uiteindelijk toch niet aan een klus toe, dan moest hij dat aangeven bij de planafdeling. “Maar ja, daar ging het mis. Veel monteurs gingen ervan uit dat we wel wisten dat een klantbezoek niet gelukt was en dat de betreffende monteur dus bij de volgende klant zat. Doordat het overzicht ontbrak bij de binnendienst, werden soms klanten vergeten. Dat was voor ons de belangrijkste reden om op een plansysteem over te gaan. We wilden de planning beter kunnen coördineren zodat de monteurs niet zelf onderweg nog van alles hoeven te regelen.”

Naast de zorg voor milieu en maatschappij vinden ze bij Naughty Beans service heel belangrijk en proberen ze voor klanten die ergens mee zitten binnen zo kort mogelijke tijd een oplossing te regelen. Door de drukte kwam het geregeld voor dat afspraken niet gehaald werden. En als je dat niet kan monitoren, omdat de monteur dat niet of te laat doorgeeft of een keer per maand een stapel papieren servicebonnen inlevert, kun je daar ook niet adequaat op inspelen. De planning voor het serviceteam moest daarom heel veel beter.

Opboeken
Daarom klopte het koffiebedrijf aan bij PCA. Hun planningssoftware bood de oplossing. Dat betekende wel dat Naughty Beans in een keer moest overstappen op twee nieuwe systemen, want de planningstool werkt niet samen met hun oude bedrijfssoftware. Dat werd Newbase, waarin alle gegevens staan van hun klanten en hun koffiemachines. “De tool van PCA is een uitbreiding om goed te kunnen plannen en wordt ondersteund door Newbase. De monteur kan na het bezoek aan een klant meteen via de PCA-app aangeven welke onderdelen hij gebruikt heeft. Die klikt hij aan in de digitale bon en wij zien direct wat hij allemaal gedaan heeft voor die klant en of de klus is afgerond.“

Dat maakt het werk van Hop – van den Berg en haar collega’s een stuk makkelijker. De planningstool zorgt voor overzicht doordat de gegevens terug komen in het systeem, in plaats van dat ze die er zelf allemaal in moest zetten met behulp van papieren werkbonnen. “Alles wat de monteur opboekt, komt terug in het systeem. Het scheelt ons enorm veel werk!”

Behulpzaam
De overgang naar twee nieuwe systemen was soms wat lastig, met name van Newbase. Maar het daarna doorzetten van de gegevens naar het PCA-programma ging volgens Hop – van den Berg “eigenlijk heel gemakkelijk”. Behalve met de planningstool van PCA zijn ze bij Naughty Beans ook dik tevreden over de service van PCA. “Als er iets was, dan reageerden ze ook echt binnen no time om je te helpen. Dus dat vond ik super gaan. En nog steeds trouwens! Ze zijn gewoon heel behulpzaam.”

Een ander groot voordeel van het systeem van PCA vindt Hop – van den Berg dat we bij het plannen en indelen de meest logische route erin kunnen zetten. De planner kan dat zelf in het systeem opvragen. Maar je kunt ook aangeven dat een bepaalde klus eerst moet en daarmee het systeem overklassen. Ze noemt het fijn dat beide mogelijkheden er zijn.

 Niets meer te wensen? “Toch wel,” zegt Hop – van den Berg. “Het komt weleens voor dat we een mooie planning hebben gemaakt, maar dat we die gewoon een aantal dagen op moeten schuiven. Helaas kunnen we dat niet als geheel oppakken en gewoon een paar dagen opschuiven. Je moet dat per stuk doen. Maar misschien zijn ze daar bij PCA al mee bezig. En natuurlijk loop je wel eens tegen dingetjes aan, maar ze zullen bij PCA altijd proberen om iets zo in te richten dat het beter werkt.”