Schrijf je in, dan mailen wij je een paar keer per jaar over niet-te-missen-innovaties.
Een investering die al snel rendement oplevert
Nog slimmer plannen met behulp van AI
De implementatie van de software van PCA met hun nieuwe ERP-systeem is nog niet afgerond of er wordt bij Qlift al nagedacht over een volgende stap: een aanvullende planningstool op basis van AI. En dat is beslist lef hebben, want overschakelen naar een nieuw systeem, inclusief een complexe softwarekoppeling, moet je volgens Ralph Couwenberg niet te vaak doen in je leven. “Er gebeuren soms ineens vreemde dingen.” Gelukkig kunnen ze daar de lol wel van inzien, zeker nu de voordelen zich duidelijk beginnen af te tekenen.
Couwenberg is mede-eigenaar van Qlift, een bedrijf in liftenservice dat in 2007 is opgericht. De service richt zich met name op onderhoud, renovatie en reparatie van allerlei soorten liften. Daarnaast verzorgt het bedrijf uit Uitgeest liftkeuringen en kunnen klanten 24 uur per dag een beroep doen op hun storingsdienst. Zes jaar geleden maakte Qlift voor het eerst kennis met PCA. Tot dat moment werkte het bedrijf met Excelsheets om hun monteurs in te plannen. Volgens Couwenberg had dat “absoluut voordelen”, omdat er snel dingen verschoven konden worden. Maar van het doordrukbonnenboek dat de monteurs gebruikten, wilden ze af. De klant kreeg ter plekke een kopie en het origineel werd op kantoor bewaard. “Dat kon wel iets moderner”, lacht Couwenberg.
Indrukwekkend
En daarmee begon de zoektocht naar passende software voor digitalisering van de werkbonnen. Eén van de partijen waar het onderhoudsbedrijf op uitkwam was PCA. “De presentatie van PCA maakte duidelijk wat er allemaal mogelijk was. Dat was best indrukwekkend. Toen hebben wij gedacht: dit is wat voor ons!” Met behulp van de software van PCA kregen ze vanaf toen de werkbonnen, die de monteurs schreven, digitaal terug. Daarnaast konden ze op kantoor ook tekst op de bon schrijven om een taak te verduidelijken. Voor toen een hele vooruitgang.
Voor de monteurs was het best even wennen, maar het grote voordeel was dat alles ook meteen goed werd geregistreerd en de bonnen makkelijker terug te vinden waren. Maar gewerkte uren geautomatiseerd bijhouden en foto’s direct in het dossier krijgen, was nog niet mogelijk. Alles werd apart geappt en daarna handmatig toegevoegd. Couwenberg: “Dat was heel veel werk, natuurlijk. We onderhouden honderden liften, dus ga al die foto’s maar eens bijhouden. Dat was een drama.”
“Als de buitendienst 10% meer administreert, scheelt dat in de nasleep van een bepaalde taak misschien wel 50% aan inspanning.”
Vinkje
Sinds april 2023 wordt bij Qlift gewerkt met ERP-software van AFAS om hun bedrijfsprocessen te beheren en te automatiseren. “Dit systeem kan van alles”, zegt Couwenberg, “maar helaas heeft het geen planningstool.” Dus kwamen ze weer bij PCA voor de benodigde specialistische software die gekoppeld kon worden met het nieuwe systeem. “AFAS en PCA zijn samen opgetrokken om te kijken hoe ze ons het beste van een oplossing konden voorzien, waarbij eigenlijk alles gedigitaliseerd zou worden.”
Grote voordelen zijn de digitale registratie van de werkuren en het automatisch uploaden van foto’s. De werkbonnen waren al digitaal, maar nu komen alle gegevens (zoals tekst, uren en gebruikte onderdelen) die een monteur registreert meteen in het liftdossier terecht voor verdere verwerking.. Verder kan de monteur automatisch een taak starten door een vinkje ze zetten om bijvoorbeeld een vervolgactie te kunnen uitvoeren. Couwenberg: “Als je het kort samenvat, zit daar onze winst: door de buitendienst te vragen of ze 10% meer willen administreren, scheelt dat in de nasleep van een bepaalde taak misschien wel 50% aan inspanning.”
Automatisch plannen
Ook het automatisch plannen is een wereld van verschil. Waar een monteur voorheen drie of vier klussen op een dag deed, doet hij er door de efficiënte planningstool nu vijf of zes. Bovendien zorgt de koppeling van de planningssoftware met het systeem dat er nu ook automatisch rekening gehouden wordt met tijden die de klant goed uitkomen.
Inmiddels is de overgang naar AFAS en de koppelingen met de nieuwe software van PCA voor 80% gereed. Dat dat niet altijd zonder slag of stoot ging, is ook niet zo gek met een wirwar aan onderwaterkoppelingen die twee kanten op moeten praten. Zo werden in een van de eerste maanden alle onderhoudsbeurten van het hele jaar in een maand gepland. Met als gevolg dat het hele systeem overbelast raakte en de planner niet meer wist wat hij moest doen. Couwenberg (nuchter): “Overschakelen naar een nieuw ERP-systeem moet je niet te vaak doen in je leven. En al helemaal niet tegelijk met zo’n complexe koppeling. Dat kost je jaren van je leven!”
Zelflerend systeem
Desondanks kijkt Couwenberg alweer uit naar een nieuwe tool die PCA op dit moment aan het ontwikkelen is: een soort zelflerend systeem om nog optimaler te kunnen plannen. Want soms krijgt hij van de planners terug dat het huidige systeem onlogische keuzes maakt. Door AI in te zetten wordt het algoritme nog ‘slimmer’. “Daar komt eigenlijk geen mens aan te pas, waardoor de snelheid toeneemt en de kans op fouten afneemt. Het kan ook zomaar zijn dat er meer onderhoudsbeurten per dag gepland kunnen worden. Dat is al heel snel zo’n besparing die, als je het in cijfers moet uitdrukken, al heel snel rendement oplevert.”
“Daar komt eigenlijk geen mens aan te pas, waardoor de snelheid toeneemt en de kans op fouten kans afneemt.”
Aanvragen gratis whitepaper
Ontvang de gratis whitepaper met alle tips en adviezen over slim digitaal en automatisch plannen. Deze ontvang je direct. We hebben daar alleen wel jouw gegevens voor nodig.
"*" geeft vereiste velden aan
PCA Support
Socials
Alle branches waar wij voor werken
© Copyright PCA