Schrijf je in, dan mailen wij je een paar keer per jaar over niet-te-missen-innovaties.
Snelheid als standaard: waarom EFAFLEX en PCA al 18 jaar samenwerken
“Slimme digitalisering voor een beter binnenklimaat”
Wat achttien jaar geleden begon als een zoektocht naar efficiënte planning en betere communicatie tussen binnendienst en monteurs, groeide bij EFAFLEX Nederland uit tot een partnerschap met PCA. Die samenwerking leverde niet alleen slimme digitalisering op, maar sluit ook perfect aan bij hun kernwaarden: snelheid, veiligheid en betrouwbaarheid.
EFAFLEX vindt zijn oorsprong in Zuid-Duitsland, waar precisie en kwaliteit vanzelfsprekend zijn. Sinds 2024 is de Nederlandse vestiging een officiële dochteronderneming. De samenwerking met PCA voelt al even solide: vertrouwd, lokaal en toekomstgericht.
Spreken ze elkaar nog na al die jaren? “Toevallig vanmorgen nog,” lacht technisch bedrijfsleider Mark Uittenbogaard. “Om even te checken of die 18 jaar eigenlijk wel klopte.”
Complexe servicelogistiek
Wie denkt dat industriedeuren alleen draaien om toegang, kent EFAFLEX nog niet. Het bedrijf, sinds 1995 actief in Nederland en gevestigd in Utrecht, levert en onderhoudt supersnelle industriële roldeuren. Ze doen dit in sectoren waar techniek en betrouwbaarheid geen bijzaak zijn: cleanrooms, koel- en vrieshuizen, logistieke centra en parkeergarages.
Met 30 medewerkers, waaronder 15 monteurs, en een landelijk werkgebied is de plannings- en servicelogistiek complex en intensief. Die complexiteit vroeg om structuur. En vooral om snelheid. “We wilden af van handgeschreven werkbonnen en de gebrekkige overdracht tussen monteur en kantoor,” vertelt Uittenbogaard. “Dat leverde fouten op, vertragingen en frustraties aan beide kanten.”
“Nieuwe medewerkers snappen het systeem binnen een uur. Dat vonden we goud waard”
Kruispunt
Tot 2008 werden alle werkbonnen bij EFAFLEX nog met de hand ingevuld. Dat betekende niet alleen onleesbare handschriften, maar ook verschillende omschrijvingen van onderdelen. “Iedereen gebruikte zijn eigen bewoordingen. De een schreef ‘aandrijving links’, de ander ‘motor linksboven’. Dat maakte de administratie foutgevoelig en tijdrovend.”
We stonden op een kruispunt: extra personeel of automatisering. Uiteindelijk bleek digitaliseren niet alleen efficiënter, maar ook betrouwbaarder. “We hebben er echt een rekensom op losgelaten. Hoeveel tijd kost het? Wat levert automatiseren ons op? Binnen anderhalf jaar hadden we de investering eruit.”
De kracht van eenvoud
Zo kwam EFAFLEX terecht bij PCA. “We zochten een partij die begreep wat wij deden en met ons mee kon denken. PCA voelde meteen goed: nuchter, technisch en met een oplossing die simpel werkte. Eigenlijk voelde ik bij de eerste kennismaking al een klik: PCA begreep wat wij deden. Ze begrepen onze uitdagingen.”
Wat het bedrijf in Utrecht overtuigde, was de eenvoud van het systeem. “We hadden ook bij een concurrent gekeken, maar daar kregen we te horen dat oudere monteurs het systeem lastig vonden. Bij PCA ging het juist om eenvoud, een paar duidelijke knoppen. Zelfs nieuwe medewerkers snappen het binnen een uur. Dat vonden we goud waard.”
De digitale werkbon was de start van verdere digitalisering waarbij PCA mee dacht over formulieren voor inspecties, schaderapporten en opleveringen. Inmiddels gebeurt alles digitaal. De monteur vult de informatie in en nog diezelfde dag gaat er een offerte of rapport naar de klant. “Die snelheid is essentieel in onze branche, want een defecte roldeur bij een klant legt het hele productieproces stil. Door de directe koppeling tussen onze monteurs en de binnendienst kunnen we snel schakelen en dezelfde dag een offerte en een factuur versturen.”
Koppeling nieuw systeem
In 2015 ging EFAFLEX over op een nieuw ERP-systeem, Microsoft Dynamics. Dat was het moment om ook de koppeling met PCA te vernieuwen. “We gingen volledig over naar de cloud, en dat vergde een flinke upgrade van zowel onze software als de koppeling.” Dat traject duurde bijna een jaar, maar het leverde veel op.
De overstap naar de cloud en Microsoft Dynamics betekende niet alleen een technische sprong, maar ook een organisatorische. Achter de schermen werd een werkgroep ingericht die de overgang zorgvuldig voorbereidde, zodat de gebruikers nauwelijks hinder ondervonden. “We konden met externe formulieren werken, routes optimaliseren en het planningsysteem verbeteren. PCA speelde daarin een belangrijke rol. Niet als leverancier op afstand, maar als partner die meedacht en meebouwde.”
“Techniek moet niet alleen werken, maar moet je ook vooruithelpen”
Veranderproces
Een opvallend onderdeel van de digitalisering is het voorraadbeheer. Ook dat doen ze bij EFAFLEX via de software van PCA. Monteurs boeken verbruik direct af. Dat voorkomt fouten en dubbele administratie. Voorheen liepen ze regelmatig tegen voorraadverschillen aan; nu is dat vrijwel uitgesloten.
De overgang was niet altijd vanzelfsprekend. “Het was echt een veranderproces. Voor monteurs, maar ook voor de binnendienst. Je moet goed uitleggen waarom het anders moet. Maar als iedereen de voordelen eenmaal ziet, wil niemand meer terug.”
De menselijke factor
Voor Uittenbogaard zit de kracht van PCA niet alleen in de software, maar juist ook in de mensen bij PCA. “Ze schakelen snel, denken mee, en reageren direct. Dat is precies hoe wij zelf ook willen werken. Niet wachten, maar doen.”
Die klik is volgens hem cruciaal. “Het voelt niet als een afstandelijke leverancier, maar als een partner. En dat is voor mij persoonlijk heel belangrijk. Zeker als je al zo lang samenwerkt, wil je dat er vertrouwen is en dat ze begrijpen wat voor jou en je klant belangrijk is.”
Techniek moet vooruit helpen
Stilzitten doet EFAFLEX ondertussen niet. “We zijn nu aan het kijken naar verdere optimalisatie van de planning. We willen dat het systeem zelf met planningsvoorstellen komt, in plaats van dat wij dat handmatig doen. We willen dat het systeem slim suggesties doet op basis van locatie, urgentie en klantafspraken — zodat we minder handmatig hoeven te puzzelen met routes en monteurs.”
Die stap naar voorspellende software sluit mooi aan op hun visie. “Techniek moet niet alleen werken, maar je ook vooruithelpen.”
Aanvragen gratis whitepaper
Ontvang de gratis whitepaper met alle tips en adviezen over slim digitaal en automatisch plannen. Deze ontvang je direct. We hebben daar alleen wel jouw gegevens voor nodig.
"*" geeft vereiste velden aan
PCA Support
Socials
Alle branches waar wij voor werken
© Copyright PCA