Schrijf je in, dan mailen wij je een paar keer per jaar over niet-te-missen-innovaties.
Digitaliseren van werkbonnen geeft ruimte voor kwaliteitsslag
Capaciteit zo slim mogelijk inzetten met planningssoftware
Planningen maken in Excel en werkbonnen maken in Word. Dat was de situatie op de afdeling planning bij Zonzo. Het ERP-systeem dat het bedrijf gebruikte, had geen software voor uitvoering en planning. Maar door groei nam de behoefte aan een planningstool toe. Sinds juni vorig jaar maken ze bij Zonzo gebruik van de planningssoftware van PCA die gekoppeld is aan hun eigen business software. “Als ik nu terugkijk, denk ik: hadden we dat maar eerder gedaan,” zegt Nick Vriend.
Vriend is manager van de afdeling planning bij Zonzo, een installatiebedrijf in zonnepanelen. Het Noord-Hollandse bedrijf verzorgt het hele traject van A tot Z, dus vanaf de offerte tot uitvoering en ook de service daarna. Er wordt uitsluitend gewerkt met eigen personeel. “Daarin zijn we in onze branche best uniek”, aldus Vriend. Ook het feit dat ze zich uitsluitend richten op klanten uit drie verschillende markten, noemt hij bijzonder voor zijn branche. Naast de zakelijke markt met grootschalige installaties voor onder meer de agrarische sector, bedient Zonzo de particuliere klant en woningbouwverenigingen in de regio.
Papieren werkbonnen
Zonzo was al een tijd op zoek naar een oplossing om de papieren werkbonnen te digitaliseren. Iedere dag kregen de installatieteams een geprinte werkbon mee. Naderhand werd de werkbon vergeleken met de gegevens in het systeem om te kijken of alles was uitgevoerd. Bleek dat er meer of minder werk gedaan was, dan moesten die aanpassingen in het systeem worden ingevoerd zodat de klant vervolgens de juiste factuur kreeg. “Behalve dat dat meer tijd kostte, was het ook allemaal best onhandig: werkbonnen raakten zoek of werden niet ingeleverd.” Tegelijkertijd kwam de wens om te digitaliseren voort uit de groei van het bedrijf zelf.
In de bedrijfssoftware die ze gebruikten zaten alle klantgegevens en vandaaruit verstuurden ze offertes en facturen. Ook de voorraad werd via dit systeem beheerd. Vriend: “We waren erg tevreden over Newbase, dus hebben we onze wens bij de leverancier gelegd. Helaas konden zij ons niet verder helpen, maar ze verwezen ons wel naar PCA. Hun planningstool kon worden gekoppeld aan ons huidige ERP-systeem. Dat bleek voor ons de oplossing.”
“De planningstool van PCA is gekoppeld aan ons huidige ERP-systeem. Dat bleek voor ons de oplossing.”
Bij Zonzo zijn ze erg tevreden met de planningstool en de koppeling met het ERP-systeem dat ze gebruiken. “We hebben echt een kwaliteitsslag gemaakt door het digitaliseren van de werkbonnen”, zegt Vriend. “Maar ook in het proces van de uitvoering zijn we beter geworden. We leggen veel meer vast dan voorheen met foto’s, opmerkingen en documenten. Je merkt dat dat echt wel heel handig is. Als klanten daarna bellen om bijvoorbeeld een storing te melden, dan kunnen we veel informatie terugvinden in het klantdossier. Daardoor kunnen we op afstand -telefonisch- onze klanten ook instructies geven of meteen dingen voor ze oplossen. Dat bespaart de tijd die we langs moeten bij klanten.”
Voor de vakmannen was het best een verandering om van alles vast te leggen wat ze voorheen niet deden. Er is wel wat tijd overheen gegaan voordat het invullen een vaste gewoonte werd. “We merken wel dat we er op moeten blijven hameren om dat correct en volledig te doen. Gelukkig gaat dat steeds beter. De vakmannen leggen bijvoorbeeld ook hun gewerkte uren direct vast. Daar zijn ze zeer tevreden over.”
“De tools van PCA zorgen ervoor dat we minder fouten maken en meer controle hebben over onze logistiek en uitvoering.”
Voorraadbeheer en facturatie
Doordat de documentatie nu veel beter op orde is, kunnen ze bij Zonzo ook meer kwaliteit leveren. Er is beter inzicht of een installatie ook echt is uitgevoerd zoals die is afgesproken. En zijn er bijvoorbeeld meer materialen gebruikt? Dan zorgt de software van PCA er ook voor dat die informatie verwerkt wordt in de voorraden én in de facturatie aan de klant. Vriend: “Het ERP-systeem gebruiken we nu zes jaar en daar zit gewoon alles in voor ons. Voor ons was een koppeling dus essentieel. Als ik nu terugkijk, denk ik: hadden we dat maar eerder gedaan!”
Dat is ook te danken aan een stuk begeleiding van de implementatie tussen Newbase en de software van PCA. “Matthijs van PCA kwam bij ons langs en er zijn online meetings belegd om de koppeling goed in te stellen en uit te leggen hoe de systemen werken.” De formulieren die Zonzo gebruikt in NeMo 5 zijn specifiek voor hen ontworpen. “De tools van PCA zorgen ervoor dat we minder fouten maken en meer controle hebben over onze logistiek en uitvoering. Ze zorgen ook voor efficiëntie, want nu kunnen we meer uitvoeren in dezelfde tijd.”
Aanvragen gratis whitepaper
Ontvang de gratis whitepaper met alle tips en adviezen over slim digitaal en automatisch plannen. Deze ontvang je direct. We hebben daar alleen wel jouw gegevens voor nodig.
"*" geeft vereiste velden aan
PCA Support
Socials
Alle branches waar wij voor werken
© Copyright PCA