Wat als King Arthur software-kennis had?

De krachtige samenwerking van Coen Hagedoorn Bouwgroep, Woonpartners Midden Holland, NCCW en PCA

In de legende van Koning Arthur delen de aanwezigen een ronde tafel, het symbool voor hun gelijkwaardige status. Hoewel iedere tafelaar uniek is, streven zij gezamenlijk gerechtigheid na en bereiken dit door het naleven van hun erecode. Een samenwerking dus van partners die een gezamenlijk doel nastreven én waarvan het bereik iedereen voordelen oplevert. Als King Arthur PCA had gekend, was hij ongetwijfeld aangesloten bij Woonpartners Midden Holland en co-maker Coen Hagedoorn Bouwgroep.

Dankzij een samenwerking, waarbij vertrouwen het kernwoord is, kwam er een interessant proces tot stand. Met behulp van vernuftig ICT-werk komt het onderhouds- of reparatieverzoek direct bij Coen Hagedoorn Bouwgroep (CHB) binnen. Zij verzorgen vervolgens de opdracht. En dat niet alleen: zij regelen ook de gehele administratieve afhandeling, dankzij een geautomatiseerd slim systeem. Woonpartners Midden Holland (WMH) houdt toezicht, maar is volledig ‘ontzorgd’ zoals dat met een hip woord geduid wordt. Iedereen meer tevreden dan ooit. King Arthur zou zomaar eens jaloers geweest kunnen zijn.

Innovatie start met vertrouwen

Samenwerken op deze wijze start met vertrouwen; de basis zoals die van de ronde tafel. Dit inventieve project startte met een goed gesprek, want naast opdrachtgevers en co-makers zijn er ook andere essentiële ketenpartners en diverse belangen. CHB is sinds januari co-maker voor mutaties en reparaties bij WMH. ICT-partner van de woningcorporatie, ERP-expert NCCW ging samen met PCA, de ICT-partner van CHB, aan de slag. PCA zorgde ervoor dat de vraag van een huurder op de juiste wijze in het digitale proces kwam en koppelde intelligente software waardoor het hele proces, volledig geautomatiseerd werd. WMH bemoeit zich niet meer actief met het proces dat start bij het verzoek en eindigt bij de factuur. De ideale omgeving voor een optimale huurderstevredenheid is hiermee gecreëerd.

Besparingen en vergroting huurderstevredenheid

Voor CHB betekent dit dat niet alleen het werk in de woning maar ook de intake, verwerking en de facturatie hun verantwoordelijkheid is. Zij krijgen alle informatie digitaal binnen. De administratieve rompslomp rondom reparatieverzoeken vervalt bij WMH. Het unieke is dat CHB werkt in het administratiesysteem van WMH. NCCW en PCA maakten dit mogelijk. De facturatie vindt plaats op basis van de inkooporder. De huurders-app is gekoppeld aan de (PCA) planning en die connect op haar beurt met het ERP-systeem. Voor de huurder is er dankzij dit proces één aanspreekpunt; overzichtelijk en eenvoudig. Voor wie wil, bestaat er voorlopig nog een telefoonnummer. Optimale bediening dus. De corporatie wordt ontzorgd wat tevens een flinke besparing oplevert in energie (contact, vragen, klachtenafhandeling) en financiën (geen medewerkers op administratief proces). Dankzij de digitale werkwijze is CHB in staat veel meer reparatie- en onderhoudsverzoeken af te handelen. Een duidelijke opdracht verhoogt daarbij de first-time-fix; wel zo prettig voor de huurder en de vakman.

PCA als essentiële schakel in de keten

Als de huurder een melding doet, kan hij/zij direct een afspraak plannen op een moment dat het de huurder past. Hierbij wordt het planbord en de capaciteit van de buitendienst van CHB bevraagd; dit werkt volledig geautomatiseerd. De huurder die nog wil wennen aan deze vernuftige werkwijze kan nog altijd telefonisch een afspraak maken, waarbij het gelijke intake-proces gevolgd wordt. Kortom: het resulteert in een slim planvoorstel voor zowel de huurder als de uitvoerende organisatie (optimaal gebruik van beperkte capaciteit). Waar eerder de opdracht werd overgedragen van de corporatie naar CHB via een portaal, mailing of telefonisch, verloopt dit nu volledig geautomatiseerd. Dit betekent geen dubbele opdrachtregistraties van de verstrekte opdracht in ERP-systemen.

Next-level ketensamenwerking

De woningcorporatie heeft continu zicht op de status van een opdracht. Zo kan de woningcorporatie de uitvoering van de opdracht door CHB monitoren. CHB is het gezicht en aanspreekpunt voor de huurders van WMH. Eén contactpunt voor alle service en onderhoudsverzoeken, zo kunnen ze opereren als één organisatie: vervlochten. Next-level ketensamenwerking resulteert hier in optimale huurderstevredenheid.

De voordelen op een rij:

• Het proces gestructureerder
• Corporatie houdt regie
• Vergroting huurderstevredenheid
• Continu up-to-date van status uitstaand werk
• Minder faalkosten
• Slim plannen van capaciteit
• Verlaging CO2 uitstoot
• Geen menselijke inzet op het overnemen van gegevens
• Verhoogde first-time-fix
• Van intake tot verwerking
• Facturatie zonder interne belasting of menselijk tussenkomen door integratie met ERP
• Standaard DICO-berichtgeving
• Huurder maakt afspraak wanneer het hen uitkomt
• Afspraak wordt rechtstreeks gemaakt tussen huurder en uitvoerder
• Gestandaardiseerde en volledige intake
• Geen portalen of dubbele opdracht
• PCA werkt samen met bestaande ICT-partners