3 tips voor het maken van de juiste keuze voor een mobiele digitale werkbon

Als organisatie wil je verder automatiseren. Zo ook je buitendienst, maar hoe doe je dat eigenlijk? Je Googelt en krijgt meer dan 50.000 hits met een scala aan aanbieders van mobiele werkbonapplicaties. Maar hoe maak je de juiste keuze voor bijvoorbeeld de digitale werkbon? Hieronder 3 tips voor het maken van de juiste keuze. Want waar moet je aan denken, wij leggen het uit:

Tip 1 : Denk aan het hele proces, niet alleen in de digitale werkbon

Een digitale werkbon van de buitendienst, als applicatie voor het registeren van verschillende onderdelen als uren en materialen, is een oplossingen midden in het hele service- onderhoudsproces. Wij zullen het kort toelichten. Binnen het proces kennen we verschillende stappen, namelijk:

1. Het aanmaken van de opdracht

2. Het plannen van de opdracht

3. Het registeren op de opdracht (door een digitale werkbon)

4. Het verwerken van de opdracht tot een factuur

Stap 3 bevat de mobiele applicatie. Midden in je proces. De eerste tip is dan ook om het proces in zijn geheel te bekijken. Want hoe wordt een opdracht aangeleverd en hoe wil je uiteindelijk de planning maken en de factuur versturen? Bedenk hoe je het proces van kop tot staart wilt inrichten. Wat is het gewenste proces? En welke partijen moet je daarvoor aanhaken? Welke ERP- of Backofficesysteem gebruik je? En welke partijen koppelen daarmee? Laat je hierin adviseren door experts.

Tip 2: Wat wil je weten van je buitendienst?

Een relevante vraag om jezelf te stellen als organisatie. Uiteindelijk is je buitendienst verantwoordelijk voor het afleveren van kwalitatief werk en is het registreren en vastleggen een bijzaak. Denk daarom goed na over wat je terug wilt hebben in je administratie. Wat is relevant voor je facturatie en nacalculatie? Op welke data wil je gaan sturen? Denk aan de volgende functionaliteiten:

• Registreren van uren
• Registreren van reistijden
• Registreren van andere activiteiten
• Registreren van materialen
• Maken van materiaalbestellingen
• Toevoegen van foto’s
• Meesturen van NAW gegevens van de klant
• Meesturen van installatiegegevens
• Vervolgafspraak kunnen maken
• Klantbeoordeling achter kunnen laten
• Zetten van een handtekening door de eindklant
• Communicatie opzetten met de eindklant

Gebruik deze checklist om je gewenste proces te bepalen en vraag deze functionaliteiten uit bij een expert.

Tip 3: Welke telefoon, tablet of device gebruikt of gaat je buitendienst gebruiken?

De digitale werkbon kan draaien op een native applicatie of in een webbrowser. Ga na welk device uw buitendienst gebruikt. Is het een Android- iOs – Windows of ander soort platform waar het device mee werkt? Geldt de regel ‘bring your own device’, dan is de kans groot dat er gewerkt wordt op verschillende platformen. Wanneer de keuze wordt gemaakt voor een tablet of device is het belangrijk om te kijken waar de digitale applicatie of werkbon op draait. Stel de vraag: is de oplossing compatible?

Wanneer er nog geen device-keuze heeft plaats gevonden, kijk dan naar de mobiele oplossingen van een mobiele werkbon. Maar denk ook na over de volgende zaken:

• Ga je voor een tablet, telefoon of Notebook?
• Welke schermgrootte vinden de gebruikers prettig?
• Denk na over randapparatuur: bijvoorbeeld een houder in de auto, oplaadsystemen
• Denk na over de inzet van een internetkaart in het device
• Denk na over de processor capaciteit
• Denk na over het design: kan de apparatuur tegen een stootje?
• Denk na over de opslagcapaciteit

Kunnen wij u vrijblijvend verder helpen? Neem gerust contact met ons op!